****受****的委托，就“****生态公益林等档案资料整理服务项目”进行市场询价调查，欢迎符合资格条件的供应商报价。

一、项目概况

1、项目名称：****生态公益林等档案资料整理服务项目

2、项目背景：根****工作部署，我局需要对历史以来全部的工程资料、文书档案和生态公益林项目等资料进行整理，数量约2.9万件。为了档案资料整理工作规范化、标准化，我局参照其它单位做法，拟向市场采购具有专业团队从事档案整理事务的供应商，确保档案整理成果符合归档相关要求。

二、询价调查项目基本内容

1. 档案整理工作执行标准：

（1）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

（2）《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）；

（3）《档案著录规则》（DA/T18-1999）；

（4） 国家档案局令第8号；

（5）《****机关文书档案保管期限表》；

（6）《**省文件材料归档方法改革方案》；

（7）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；

（8）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）；

（9****档案局令（第13号）；2.制作内容：

2. 主要工作内容：

（1）对纸质发文进行整理，包括：资料的分拣、分类、排序、打页码、盖归档章、录条目、装盒等；

（2）对电子资料进行整理，包括：资料的鉴别、打印、分类、打页码、盖归档章、录条目、装盒等。电子资料的打印必须要用彩色打印；

（3）对纸质收文进行整理，分拣出需要归档的材料，对不需要归档的材料，进行归类收集；

三、报价说明

（1）报价人报价应包含工作期间的人工费、保险费、设备费、交通费和税费等一切费用。

（2）此项报价是采购人作为采购预算资金的市场调查依据，不存在是报价人的成交报价。

四、项目相关要求

（一）档案整理原则

1、文书档案整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理要以归档文件为单位进分拣、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。

※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。

※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订一起。

2、工程项目资料整理原则

整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目和装订等内容。

项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工作、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷；信息系统开发文件按应用系统组卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（临造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项目（课题）组卷；生产设备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。

项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由排列；施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收排列；信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列；设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列；监理文件按依据性、工作性文件顺序排列；科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列；生产设备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。

案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合GB/T11822的规定。采用整卷装订的案卷，应对卷内文件连续编页号。

（二）整理方法

1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。

（1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订；对于短期保管文件可以不拆订。

（2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容：

第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以。

第二，复印字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、**油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。

第三，超大纸张折叠。超过公文用纸幅面为国际标准A4型的纸张，需加以折叠。对于文件用纸小于A4幅面时，如不便装订，可以进行必要的托裱。

2、装订

归档文件按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；另外有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章。档案装订统一用不锈钢钉装订。不锈钢钉的装订方法是左侧上下各一钉。

※装订时，不得压字迹。

※原则上采用左侧装订，“件”内的各页应齐左、齐下。

3、分类

归档文件采用年度——保管期限的方法进行分类。

（1）按年度分类。就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。计划、总结、统计报表等按形成年度归档。

※一份文件往往有多个时间特征，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准。

※召开会议、处理案件形成跨年度文件时，会议文件归入开始年度；处理案件材料归入结案年度。

※几件文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。

※文件没有标注日期，需分析文件内容、制成材料等通过对照手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。

（2）按机构（问题）分类

根据文书处理阶段形成和处理文件的承办部门对归档文件进行分类。原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类别中，涉及多部门形成的归档文件，归****综合部门，不按机构分类的，按归照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

（3）按保管期限分类

保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。****档案局制定的《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，对归档文件进行分类，将不同价值的文件从实体上区分开来，便于文件按不同的价值采取不同的整理方法和保护措施。

文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。

永久：永久保存；长期：30年左右；短期：10年以下。

（4）密级文件的分拣

****机要局的最新要求，密级文件需要另外归档。所以在档案分拣和分类的过程中，必须把密级文件全部挑选出来独立归档。

4、排列

归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。如分类方案采取“年度——问题——保管期限”进行归档，最低一级类目指“保管期限”。“事由”不同于分类方法中的“问题”则指一件具体的事，一个具体的问题，或一般联系紧密的工作过程等。如申请一项拨款可看作是一个事由、任命一名干部可看作是一个事由，一项工程、一次活动或一次会议，也可看作是一个事由；而“问题”则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、人事工作等。按照事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。统计报表、会议文件、会议记录、会议纪要、处理信访及监察案件形成的材料等成套性文件分别集中排列。具体排列方法：

（1）同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序。或者按文件的重要程度排列也可以，相对重要的排在前，其他的排在后。

（2）不同事由的归档文件排列，采用以下几种方法：

第一，按不同事由形成时间的先后顺序排列。

第二，按事由的重要程度排列。

第三，按事由具有的共同属性分别集中排列，主要指成套性文件材料。如会议纪要、简报、会议文件等，这种文件在时间上可能会跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需互相参照、查证、集中排列更方便检索。

注意：不宜直接按文件形成的时间或收发文字号的顺序排列所有的归档文件。

5、归档文件编号

归档文件编号是指将每份归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以档号章的形式在归档文件上注明。归档文件应依分类方法和排列顺序逐件编号，即在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等项目（见图1归档章式样）。

归档章样式（图1）

（1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。有些新组****档案馆接收计划的单位，此项可空置，留待档案馆给定全宗号后再行填写。

（2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如一九九八年应表示为“1998”，不能简化为“98”。

（3）保管期限：归档文件保管期限的全称或简称。如“永久”或“永”。

（4）件号：文件的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。用阿拉伯数字直接标注。

（5）机构（问题），作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

6、编制归档文件目录

归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。填写项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等（见图A2归档文件目录式样）。

归 档 文 件 目 录

图2 归档文件目录式样

（1）件号：文件的排列先后顺序的序号，用阿拉伯数字直接标注。

（2）责任者：制发文件的组织或个人，****机关或署名者。使用全称或通用简称。****机关或机关内部的一个机构，****机关，或者一个人或若干人。

注意：

※一般应使用全称或通用简称，注意不能使用含义不清、难以判断的简称。

※联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神。

※机关内部文件等“白头文件”，编目时应尽量根据文件内容，形式等特征加以考证并填写。

（3）文号：即文件的发文字号。****机关按发文次序编制的顺序号，****机关代字、年度、顺序号组成。

文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”、“简报一”等文件顺序号，也不得填写“情况快报”等刊物名称。

（4）题名：即文件标题。没有标题或标题不能提示文件内容的，要自拟标题，外加“[ ]”号。

注意：

※一般情况下，文件只有一个题名时，填写目录中题名项时应照实抄录。但有的文件有副题名或并列题名的，正题名能反映文件内容时，副题名无须要抄录，反之与正题名一并抄录。

※会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要会议内容。

※有些归档文件的附件独立性强，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检。此时可在正件题名后抄录附件题名，外加“[ ]”号。

（5）日期：文件的形成时间。即发文时间（文件的落款时间），以8位阿拉伯数字标注年月日，如2000年1月1日，标注为****0101。

※有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。

※填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月日的数字回行填写，即填写为两行如：

（6）页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，不需续编页码。

（7）备注：注释文件需要说明的情况。内容较多，难以填写时，可在备注栏中加注“※”号，将具体内容填入备考表中。

归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等。

7、归档文件目录的构成与装订。

（1）归档文件目录采用**市统一印制的A4型规格竖式目录用纸。

（2）归档文件目录应由目录夹封面、归档文件整理说明及归档文件目录表格组成，并装订成册。

归档文件目录夹封面式样（见图3归档文件目录封面式样）。

（图3）

8、装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（1）档案盒封面应标明立档单位名称。

（2）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

※归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。

※不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。

※不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

※分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

※档案盒只是归档文件的装具，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

（3）备考表

备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，印于盒底内侧。

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：归档文件整理完毕的日期。

五、质量要求

1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

六、报价单位资格要求：

1、须符合《中华人民**国价格管理条例》规定；

2、营业执照须具有与本项目相关经营范围（服务承包商须在市****管理部门备案注册）；

3、询价人须提供：

（1）《市场调查价格表》附表1

（2）《清单表》附表2

（3）营业执照副本复印件

（4）经办人如是法定代表人需提供证明书原件及身份证原件,如有委托提供授权代表身份证复印件。提供复印件（以上资料各一式3份，加盖公章）。

六、报价人请于2022年07月07日至2022年07月09日，到**市**镇**大道华兴公寓602号（****）参与报价，或在本公告有效期限内现场递交至代理机构。

七、本公告期限：自2022年07月07日至2022年07月09日止。

八、联系事项

询价代理机构：****

地址：**市**镇**大道华兴公寓602号

联系人：郑先生 联系电话：0660-****606

****

2022年07月06日

附表1

附表2

更正原因：日期内容笔误

更正内容：

原市场询价调查公告：

七、本公告期限：自2022年07月07日至2022年07月09日止。

现更改为：

七、本公告期限：自2022年07月07日至2022年07月11日止。

其他内容不变。