**市国有企业
采购文件
项目编号:****
项目名称:数字档案室建设
采购方式:公开招标
二0二三年六月
目录
目录2
第一册3
通用文本3
第一部分投标人须知8
前附表8
一、说明8
二、采购文件9
三、投标文件的编制10
四、投标文件的递交13
五、开标和评标13
六、授予合同16
第二部分合同主要条款18
第三部分附件36
第二册52
专用文本52
第四部分采购内容及要求53
第五部分评标原则及方法65
一、总则65
二、评标组织65
三、评标程序65
四、评标办法65
五、评分细则65
六、定标办法69
七、投标人义务69
第一册
通用文本
根据《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》,****受
****的委托,现就
****数字档案室建设以公开招标方式进行采购,欢迎国内合格的供应商前来投标。
一、项目编号:****
二、项目性质:****政府采购)
三、采购项目概况(内容、用途、数量、简要技术要求):
序号 | 项目名称 | 预算金额 | 产品参数 | 备注 |
1 | 数字档案室建设 | 人民币柒拾伍万元整(¥750000.00元) | 详见采购文件第四部分“采购内容及要求” | |
四、投标供应商资格要求
1.符合《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》第十五条对供应商参加**市国有企业采购活动应当具备的条件的要求;
2.不接受联合体投标;
3.单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商,不得参加同一合同项下的采购活动。违反该款规定的,相关投标均无效。
五、报名方式、时间、地点
1.报名时间:即日起至截标之前(09:30-11:30,14:30-17:00),节假日除外,截标之前获取采购文件均有效,未购买采购文件的潜在投标供应商拒绝参加投标。投标供应商如对采购文件有异议应按采购文件规定的时间提出,逾期提出的,采购组织机构可不予受理、答复。
2.报名方式:
(1)网上报名
****政府采购网(http://www.ccgp-zhejiang.****.cn)进行注册并报名。网上报名成功后,请供应商将“政采云”平台报名成功后的界面截图(内容包含项目名称、供应商名称)并添写联系人、联系方式后发送电子邮件至代理机构电子邮箱。
(2)现场报名/邮寄报名
供应商将报名资料送(邮寄****学院中路229****集团5楼(
****)完成报名。
3.采购文件售价:人民币500元整(售后不退)
4.报名时须提交以下文件资料
4.1报名登记表;
4.2供应商介绍信或法人代表授权书;(加盖单位公章)
4.3投标供应商有效的营业执照复印件;(复印件加盖单位公章)
4.4投标供应商认为需要提供的其他资料。(复印件加盖单位公章)
六、投标文件递交截止时间、开标时间及地点
1.投标文件递交截止时间:2023年7月11日09:30(**时间)
递交地点:****学院中路229****集团5楼(
****)
2.开标时间:2023年7月11日09:30(**时间)
开标地点:****学院中路229****集团5楼(
****)
七、投标保证金:
1.人民币柒仟伍佰元整(¥7500.00元)。(投标供应商须在投标截止时间****银行转帐形式缴纳并到帐,汇出账****银行帐户)
开户名:****公司
开户行:****银行****支行
账号:190********027********04010
保证金缴纳截止时间:2023年7月11日09:30前
2.投标供应商缴纳投标保证金后,请携带投标****银行转账支票进账单、电汇单等,缴纳保证金用途必须注明采购项目名称)复印件在递交投标文件时递交给采购代理机构。
八、其他
1.本公告有效期为5个工作日。
2.供应商认为采购文件使自己的权益受到损害的,可以自获取采购文件之日或者采购文件公告期限届满之日(公告期限届满后获取采购文件的,以公告期限届满之日为准)起7个工作日内,以书面形式向采购人和采购代理机构提出质疑。质疑投标供应商对采购人、采购代理机构的答复不满意或者采购人、采购代理机构未在规定的时间内作出答复的,可以在答复期满后十五个工作日内向采购人的采购监管部门投诉。
3.
****负责对投标供应商反映的企业本部及所属企业在采购活动中出现的违法违规问题进行答疑回复。投标供应商认为
****答疑回复处理结果不合法的,可以以采购人或代理****法院提起诉讼。
4.采购公告附件的采购文件仅供阅览使用,未按照本公告规定的方式获取采购文件的潜在供应商提起的质疑采购组织机构将不予受理、答复。
5.采购文件发售截止时间之后潜在投标人仍然可以购买采购文件,但该投标人如对采购文件有疑问应按采购文件规定的询疑截止时间前提出,逾期提出的,采购代理机构可以不予受理、答复。
6.书面质疑受理地点:****学院中路229****集团5楼(
****),联系人:肖女士,联系电话:137****7199。
九、联系人及联系方式
联系人:陈女士
联系号码:0577-****8710
地址:****学院中路229****集团5楼(
****)
联系人:张先生联系方式:137********0577-****7232
集团业务举报:0577-****5628集团纪检举报:0577-****5157
2023年6月20日
********档案室建设项目(自主)征求意见公示
****受
****的委托,****档案室建设以公开招标方式进行采购。现将本项目采购文件公布如下,并公开征求供应商及专家意见。
一、征求意见范围:
1.是否出现明显的倾向性意见和特定的性能指标;
2.投标供应商资格条件是否具有明显倾向性和歧视性;
3.影响**市国有企业采购“公开、公平、公正”原则的其他情况。
二、征求意见的回复:
各投标供应商及专家提出修改理由和建议,请于2023年6月28日17:00前(节假日除外)将书面材料签字(盖章)并密封后送至
****,外地可传真送达,传真:0577-****7232,传真件必须签字(盖章),同时将该****公司。
三、联系方式:
联系人:张先生
联系方式:137****7199
联系地址:****学院中路229****集团5楼(
****)
对逾期送达的意见、建议书恕不接受。
2023年6月20日
第一部分投标人须知
前附表
条款 | 内容规定 |
1 | 一、项目名称:数字档案室建设二、采购内容:序号项目名称预算金额产品参数备注1数字档案室建设人民币柒拾伍万元整(¥750000.00元)详见采购文件第四部分“采购内容及要求”▲如投标人报价高于预算金额按无效标处理。 | 序号 | 项目名称 | 预算金额 | 产品参数 | 备注 | 1 | 数字档案室建设 | 人民币柒拾伍万元整(¥750000.00元) | 详见采购文件第四部分“采购内容及要求” | |
序号 | 项目名称 | 预算金额 | 产品参数 | 备注 |
1 | 数字档案室建设 | 人民币柒拾伍万元整(¥750000.00元) | 详见采购文件第四部分“采购内容及要求” | |
2 | 投标有效期:自投标截止日起90天。 |
3 | 投标保证金数额:人民币柒仟伍佰元整。 |
4 | 采购代理服务费:人民币叁仟伍佰元整(¥3500.00元),由中标人在领取中标通知书时支付。户 名:****账 号:330********409101001开户行:****银行**黎明支行 |
5 | 投标文件的组成:完整的《投标文件》由技术标和商务标两部分构成。 |
6 | 投标文件的形式:√线下纸质投标文件 |
7 | 投标文件份数:投标人应提供技术标、商务标各一式六份的投标文件,分别装订成册。其中正本一份、副本五份,每套投标文件的封面应清楚标明“正本”或“副本”字样,若“正本”与“副本”不符,以“正本”为准。 |
8 | 投标截止时间:2023年7月11日09:30。 |
9 | 投标地点: ****学院中路229****集团5楼 |
10 | 开标时间和地点:同投标截止时间与地点 |
11 | “▲”为实质性响应项,不满足则报价无效。“★”是关键技术参数及要求。 |
12 | (1)采购人或采购代理机构将对本项目供应商的信用记录进行查询。查询渠道为信用中国网站(www.****.cn)、中国政府采购网(www.****.cn);(2)截止时点:提交投标文件(响应文件)截止时间前3年内;(3)查询记录和证据的留存:信用信息查询记录和证据以网页截图等方式留存。(4)使用规则:被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、采购严重违法失信行为记录名单,其投标将被拒绝。(5)联合体成员任意一方存在不良信用记录的,视同联合体存在不良信用记录。 |
一、说明
1、本次采购是根据《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》等法律及有关法规组织和实施的。
本采购文件适用于
****数字档案室建设的招标、投标、评标、定标、验收、合同履约、付款等行为(法律、法规另有规定的,从其规定)。
2、定义
采购人:是指依《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》进行采购的**市国有企业
采购代理机构:受采购人委托,在委托的范围内办理采购事宜的机构;
投标人:是指参加本采购项目投标的供应商;
投标人代表:是指参加本项目投标活动的供应商法定代表人或法定代表人授权代表;
投标联合体:是指两个以上供应商组成联合体,以一个供应商的身份参加投标;
甲方:是指合同签订的一方,一般与采购人、用户相同;
乙方:是指合同签订的另一方,与中标人相同;
制造商:是指拥有投标产品自主知识产权的单位;
要求携带原件备查的,供应商应按要求携带备查,****委员会发现投标文件资料复印件存有瑕疵,致使内容模糊、关键信息难以辨认、材料真实性存疑等情形的,有****委员会认为有必有核对原件,若供应商未能提交原件,****委员会作出对其不利的评定,一切后果由供应商自行承担。
3、投标人代表
3.1指全权代表投标人参加投标活动并签署投标文件的人。如果投标人代表不是法定代表人,须持有《法定代表人授权书》(见附件)
根据采购相关法律、法规、规章、文件规定并满足采购文件规定资格条件的区域性分支机构、个体工商户、个人独资企业、合伙企业参加本项目投标并由单位负责人签署的相关投标资料与本采购文件规定由法定代表人签署的的文件材料具有同等效力。
4、投标费用
4.1投标人应承担所有与准备和参加投标有关费用,不论投标的结果如何,采购人或采购代理机构均无义务和责任承担这些费用。
二、采购文件
1、采购文件由采购文件目录所列内容及相关资料组成。
2、采购文件的澄清
2.1任何要求对采购文件进行澄清的投标人,均应以书面形式(信函、传真,下同)通知,但该通知在知道或应知道其权益受到损害之日起七个工作日内以使采购人或采购代理机构收到,采购人或采购代理机构将以书面形式予以答复。如有必要,可将不说明问题来源的答复发给各投标文件收受人或召开答疑会。如果采购文件澄清期内未收到有关澄清要求,视为投标人完全同意采购文件所有条款,且对于采购文件有关表述以及未尽事宜如有异议,以采购人或采购代理机构解释为准。
3、采购文件的修改
3.1采购人或采购代理机构对已发出的采购文件进行必要的澄清或者修改的,应当在采购文件要求递交投标文件截止时间前,在指定的采购信息发布媒体上发布更正公告,并以书面形式通知所有采购文件收受人。该澄清或修改内容为采购文件的组成部分。采购文件收受人收到该书面通知后,应立即书面回复确认已收到该通知。
3.2采购人、采购代理机构可以视采购的具体情况决定是否**投标截止时间和开标时间,并在采购文件要求递交投标文件的截止时间前,将变更时间书面通知所有采购文件收受人,同时在指定的采购信息发布媒体上发布变更公告。采购文件收受人收到变更时间的书面通知后,应立即书面回复确认已收到该通知。
三、投标文件的编制
1、投标人应认真阅读采购文件中所有事项、格式、条款和技术规范等。投标人没有按照采购文件要求提交全部资料,或者没有对采购文件各个方面做出实质性响应,导致投标被否决的风险由投标人自行承担。
2、投标人应保证所提供文件资料的真实性,所有文件资料必须是针对本次投标的。如发现投标人提供了虚假文件资料,其投标将被否决,并自行承担相应的法律责任。
3、投标文件的构成:
3.1投标文件由技术标和商务标两部分构成:
技术标
序号 | 内容 | 备注 |
1 | 投标函 | 附件一 |
2 | 资格证明文件 | 附件四 |
2.1 | 法定代表人授权书 | |
2.2 | 投标人情况表 | |
2.3 | 有效营业执照 | |
2.4 | 投标人“信用中国”(www.****.cn);“中国政府采购网”(http://www.****.cn/)信用记录网页截图(采购公告发布之日至投标截止时间前) | |
3 | 偏离表 | 附件五 |
4 | 投标人综合实力 | 附件六 |
5 | 同类项目业绩 | 附件七 |
6 | 项目服务团队 | 附件八 |
7 | 需求理解 | 附件九 |
8 | 技术方案 | 附件十 |
9 | 实施方案 | 附件十一 |
10 | 验收及培训方案 | 附件十二 |
11 | 售后服务能力 | 附件十三 |
(2)商务(报价)标
序号 | 内容 | 备注 |
1 | 投标报价一览表 | 附件二 |
2 | 投标分项报价表 | 附件三 |
3.2投标文件格式
投标人应根据采购文件中所提供的格式,内容按顺序填写并装订成册,分别装于技术标和商务标内。
4、投标报价
4.1投标报价是采购文件所确定的招标范围内相应服务的全部内容,包括各项管理服务、劳务、档案扫描、破损档案裱糊、剪裁、去边、去污、整理装订、电子档案排序、机械设备、服装、通讯、利润、税金、保险、检测验收(含第三方验收)、技术支持与培训、专利、售后服务与维保、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用,实行固定费用总包干,投标人应根据上述因素自行考虑含入投标报价。
4.2投标人必须按附件中的投标报价一览表、投标分项报价表(均统一格式)内容填写价格,并由投标人代表签署。
4.3投标货币以人民币进行投标。
4.4▲采购人和采购代理机构不接受任何选择投标,对任何服务只允许一个价格。
4.5采购人和采购代理机构要求分类报价是为了方便评标,但在任何情况下不限制采购人以其认为最合适的条款、条件签订合同的权利。
4.6投标报价报出后,投标人不得以任何理由予以变更。任何包含价格调整的要求,将被认为是非实质性响应投标而予以否决。
4.7最低报价不能作为中标的保证。
5、投标保证金
5.1投标人须提供由投标人单位汇出的投标保证金人民币柒仟伍佰元整。否则采购人、采购代理机构将不接受其投标。
5.2投标保证金应以汇票(包括电汇)、支票****银行汇出,不得从第三者或者分支机构汇出。投标****银行及帐号汇入:
户名:****公司
账号:190********027********04010
开户行:****银行****支行
5.3投标保证金缴纳截止时间:开标时间及投标文件递交截止时。投标人必须在保证金缴纳截止时间前缴纳,****银行转账支票进账单、电汇单等,缴纳保证金用途必须注明项目名称)作为递交投标保证金的凭据在投标时和投标文件同时提交。
未提交保证金凭据的其投标将不予接受。
5.4中标人的投标保证金在中标人与采购人签订了采购合同后7个工作日内无息退还,未中标人的投标保证金将在中标通知书发出后3个工作日内无息退还。
5.5如发生下列情况之一,投标保证金将不予退还:
(1)投标人在采购文件规定的投标有效期内撤回投标;
(2)中标人未按中标通知书中规定的时间与采购人签订合同;
(3)中标人在规定期限内未能根据采购文件要求提供履约保证金;
(4)投标人在采购文件中提供虚假技术指标及参数或在投标时提供虚假承诺,****委员会确认属实的;
(5)经采购监管部门审查认定投标人有违反《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》等有关法律法规的行为。
6、投标有效期
6.1自开标之日起90天内投标应保持有效。
6.2特殊情况下,在原投标有效期截止前,采购人、采购代理机构可与投标人协商**投标有效期,这种要求和答复均以书面形式进行。投标人可拒绝接受延期要求,而不会导致投标保证金不予退还。同意**投标有效期的投标人不得修改投标文件。有关退还不予退还投标保证金的规定在投标有效期的**期内继续有效。
7、投标文件的签署和规定
7.1投标人应提供技术标、商务标各一式六份的投标文件,分别装订成册。其中正本一份、副本五份,每套投标文件的封面应清楚标明“正本”或“副本”字样,若“正本”与“副本”不符,以“正本”为准。
7.2投标文件的正本必须打印或用不褪色的墨水书写,并由投标人代表签署,副本可用正本的复印。
7.3投标文件如有修改和增删必须由投标人代表在修改和增删处旁签署或盖章,方才有效。
7.4投标文件因字迹模糊或在关键的技术、商务条款上表述不清楚,将可能导致其投标被否决。
8、投标文件的密封及标记
8.1投标人必须将投标文件的“技术标”“商务标”分别单独密封,且在各自的密封袋上标明“技术标”和“商务标”字样。封口处贴上封条,骑缝处加盖投标人公章或由投标人代表签字。封皮上写明投标项目名称、编号、投标人名称、电话联系人,并注明“开标时启封”字样。
8.2如果投标人未按上述要求密封及加写标记,采购机构对投标文件的误投和提前启封不负责任。
四、投标文件的递交
1、投标文件的递交
1.1投标文件必须在规定的投标截止时间前送达到指定的收标地点,并同时递交投标保证金凭据、法定代表人授权书和投标人代表有效身份证件和营业执照(以上证明文件复印件加盖公章,需提供原件备查),确认投标资格。
2、投标文件的修改和撤回
2.1在投标截止时间前,投标人可以用书面形式提出修改或撤回其投标并送达到采购人,但不得影响开标活动的正常进行。
2.2“投标文件修改”或“投标文件撤回通知”都应密封并在密封袋上写明投标项目名称、编号、投标人名称,并注明“投标文件修改”或“投标文件撤回通知”字样。
2.3从投标截止日期起至投标有效期满这段时间内,投标人不撤回其投标,否则投标保证金将被不予退还。
3、发生下列情况之一的投标文件将拒收:
3.1在投标截止时间以后送达的投标文件;
3.2未密封的投标文件;
3.3由于包装不妥在送达途中严重破损或失散的投标文件;
3.4以电讯形式递交的投标文件。
4、组织供应商签署不存在影响公平竞争的《采购活动现场确认声明书》。
五、开标和评标
1、评标委员会
1.1采购人和采购****委员会。评标委员会的成员在评标过程中必须严格遵守《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》等有关法律、法规的规定。
2、评标过程的保密性
2.1开标后直至向中标人授予合同时止,凡与评审有关的资料均不得向投标人及与评标无关人员透露。如果投标人在评标过程中试图向采购人和采购代理机构施加影响,其投标将被拒绝。
3、开标、评标
3.1开标时邀请所有投标人代表参加,参加开标的代表应准时出席并签名报到以证明其出席。
3.2开标时,应当由投标人推选的代表检查投标文件的密封情况;经确认无误后,由采购代理机构工作人员当众拆封,宣布投标人名称、投标价格和采购文件规定的需要宣布的其他内容。
投标人不足3家的,不得开标。
开标过程应当由采购人或者采购代理机构负责记录,由参加开标的各投标人代表和相关工作人员签字确认后随采购文件一并存档。
投标人代表对开标过程和开标记录有疑义,以及认为采购人、采购代理机构相关工作人员有需要回避的情形的,应当场提出询问或者回避申请。
投标人未参加开标的,视同认可开标结果。
3.3开标结束后,采购人依法对投标人的资格进行审查,合格投标人不足3家的,不得评标。
3.4评标委员会对符合资格的投标人的投标文件进行符合性审查,以确定其是否满足采购文件的实质性要求。
3.5没有满足采购文件的实质性要求的投标作无效标处理。评标委员会决定投标的实质性要求只根据投标文件本身的内容,而不寻求外部的证据。投标人不得通过修正或撤消不合要求的偏离或保留从而使其投标成为实质上响应的投标。
3.6评标委员会按照采购文件中规定的评标方法和标准,对投标文件进行商务和技术评估,综合比较与评价。
3.7投标人存在下列情况之一的,投标无效:
(1)未按照采购文件的规定提交投标保证金的;
(2)投标文件未按采购文件要求签署、盖章的;
(3)不具备采购文件中规定的资格要求的;
(4)明显不符合采购文件中主要技术规格、技术标准的;
(5)投标文件内容不全或关键字迹模糊无法辨认的;
(6)报价超过采购文件中规定的预算金额或者最高限价的;
(7)投标人代表没有法定代表人合法、有效委托的;
(8)投标文件含有采购人不能接受的附加条件的;
(9)法律、法规和采购文件规定的其他无效情形。
3.8有下列情形之一的,视为投标人串通投标,其投标无效:
(1)不同投标人的投标文件由同一单位或者个人编制;
(2)不同投标人委托同一单位或者个人办理投标事宜;
(3)不同投标人的投标文件载明的项目管理成员或者联系人员为同一人;
(4)不同投标人的投标文件异常一致或者投标报价呈规律性差异;
(5)不同投标人的投标文件相互混装;
(6)不同投标人的投标保证金从同一单位或者个人的账户转出。
3.9投标文件报价出现前后不一致的,按照下列规定修正:
(1)投标文件中开标一览表(报价表)内容与投标文件中相应内容不一致的,以开标一览表(报价表)为准;
(2)大写金额和小写金额不一致的,以大写金额为准;
(3)单价金额小数点或者百分比有明显错位的,以开标一览表的总价为准,并修改单价;
(4)总价金额与按单价汇总金额不一致的,以单价金额计算结果为准。
同时出现两种以上不一致的,按照前款规定的顺序修正。修正后的报价按照本小节第4.1条第二款的规定经投标人确认后产生约束力,投标人不确认的,其投标无效。
3.10投标的评定
评标委员会除考虑投标人的投标报价的竞争有利性外,同时还应考虑以下几方面:
(1)交货及完工时间的满足性;
(2)与合同条款规定的付款方式和条件的偏差;
(3)质量保证措施的可行性;
(4)产品的质量水平、先进性和设备配套的齐全性;
(5)投标人在买方所在地为用户提供售后服务的保障措施;
(6)投标人针对本项目安排的工程技术人员的业绩、素质、能力和信誉;
(7)投标人的经营信誉、资信和实力;
(8)投标人的同类业绩;
(9)投标人提出的使采购人满意的优惠条款。
3.11评标委员会成员对需要共同认定的事项存在争议的,应当按照少数服从多数的原则作出结论。****委员会成员应当在评标报告上签署不同意见及理由,否则视为同意评标报告。
4、投标文件的澄清
4.1在评标期间,评标委员会可要求投标人对于投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容,评标委员会应当以书面形式要求投标人作出必要的澄清、说明或者补正。
投标人的澄清、说明或者补正应当采用书面形式,并加盖公章,或者由法定代表人或其授权的代表签字。投标人的澄清、说明或者补正不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。
拒不按要求对其投标文件进行澄清,说明或补正的投标人,评标委员会可以否决其投标。
4.2经澄清后,若偏差仍存在,且不可接受,投标人则被认为是“没有实质性响应采购文件要求”,其投标将被拒绝。
5、确定中标候选人
5.1****委员会确定中标候选人。
5.2评标委员会依据法律、法规及采购文件有关规定按评审后得分(即技术分与商务分之和)由高到低顺序排序,得分前二名的投标人确定为该项目的第一和第二中标候选人(得分相同的,按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的并列。)向采购人推荐。
6、确定中标人
6.1采购人按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标人;也****委员会按照推荐的中标候选供应商顺序直接确定中标人。中标候选人并列的,采取随机抽取的方式确定。
6.2如中标人放弃中标、或者采购文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的;或未能在规定时间内与采购单位签订合同的;或者经质疑,采购人审查后,确因排名第一的候选人在本次采购活动中存在违法违规行为或其他原因使质疑成立的,采购人可以视情况直接确定排名第二的候选人为中标人或重新组织采购活动。
7、中标人确定后,采购人将在指定媒体公告中标结果,采购人向中标人发出中标通知书。
8、采购人对决标结果不做任何解释,也不保证最低价中标。
9、评标细则详见“评标原则及方法”。
六、授予合同
1、中标通知书
1.1中标人确定后,采购人将向中标人发出中标通知书。
1.2中标通知书是合同的一个组成部分,对采购人和中标人均具有同等法律效力。
2、授标时更改采购货物数量的权力
2.1采购人在授予合同时有权对采购货物的数量和服务在一定幅度范围内予以增加或减少,但不得对单价和其他的条款和条件作任何改变。
3、签订合同
3.1中标人应按中标通知书规定的时间、地点与采购人签订合同,同时提交履约保证金。
3.2在签订合同前,采购人有权在中标总价不变的前提下要求中标人对商务报价中的不平衡报价和缺漏项进行调整,如果中标人无合理理由拒绝调整,其中投标资格将被取消,保证金将不予退还,且将导致其它进一步的赔偿和处罚。
3.3采购文件、中标人的投标文件、投标修改文件、评标过程中有关澄清文件及经投标人和评委双方签字的询标纪要和中标通知书均作为合同附件。
3.4拒签合同的违约责任
中标人接到中标通知书后,在规定时间内借故否认已经承诺的条件而拒签合同的,以违约处理,其投标保证金将不予退还。
4、履约保证金
4.1中标人在收到中标通知书后,提交合同总价5%的履约保证金。
4.2履约保证金用于补偿采购人因中标人不能履行其合同义务而蒙受的损失。
4.3履约保证金自合同签订之日起至履约完毕止有效。有效期满后,采购人应及时将履约保证金无息退还给中标人。
5、质疑与投诉
5.1投标人认为采购文件、采购过程、中标和成交结果使自己的合法权益受到损害的,可以在知道或应知道其权益受到损害之日起七个工作日内以书面形式向采购人或采购代理机构提出质疑。
5.2采购人或采购代理机构在收到投标人的书面质疑后七个工作日内作出答复,但答复的内容不得涉及商业秘密。质疑投标人对采购人或采购代理机构的答复不满意,可以在答复期满后十五个工****管理部门投诉。
5.3投诉人投诉时,应提交投诉书,投诉书应当由本人并由法定代表人签字盖公章,投诉书应说明具体的投诉事项及事实依据。投诉人对投诉书的真实性负责,恶意投诉将承当相应的法律和民事责任。
5.4
****负责对投标供应商反映的企业本部及所属企业在采购活动中出现的违法违规问题进行答疑回复。投标供应商认为
****答疑回复处理结果不合法的,可以采购人或代理****法院提起诉讼。
第二部分合同主要条款
注:本合同作为示范文本,具体以中标人与采购人所签定正式合同为准。
甲方:(采购人)
乙方:(中标人)
鉴于甲方于年月日接受乙方对本合同服务的投标,双方根据《中华人民**国民法典》等法律和相关法规和本合同的采购文件、投标文件及其投标中的承诺,经双方协商,同意签订本合同,共同遵守。
一、本合同签订依据
《中华人民**国民法典》
二、合同文件的优先次序
合同文件如存在歧义或不一致则根据以下优先次序来判断:
1、合同书及合同补充条款或说明
2、中标通知书
3、承诺书(含询标记录和优惠条款)
4、投标文件
5、采购文件
三、甲方权利和义务:
1、根据甲方要求及乙方投标文件中的承诺,对乙方提供的服务及履行本合同情况实行验收考核。
2、因突发事件及重大活动,甲方需调动乙方人员、设备时,乙方应无条件服从安排予以配合。
四、乙方权利和义务:
1、乙方根据甲方采购文件的要求及投标文件所作的承诺,积极主动保质保量地完成档案装订整理;
2、接受并主****管理部门的检查;
3、服务范围之外的突击性、突发性工作,乙方须服从甲方的安排,不得无故拖延;
4、项目实施区域内所有档案及其他设施设备应保持完好,因乙方操作不当而损坏的档案和设施设备应负责修复和装订或照价赔偿;
五、合同价格
序号 | 项目类型 | 加工内容 | 单位 | 单价(元) |
1 | 业务档案(合同资料) | 档案整理 | 件 | |
2 | 业务档案(预、结算、统计资料) | 档案整理 | 卷 | |
3 | 业务档案(竣工资料) | 档案整理 | 卷 | |
4 | 业务档案(法务资料) | 档案整理 | 件 | |
5 | 业务档案 | 数字化加工 | 页 | |
6 | 文书档案(2022年度) | 档案整理 | 件 | |
6 | 文书档案(2022年度) | 数字化加工 | 页 | |
7 | 实物档案(印章、奖牌等) | 整理及数字化 | 个 | |
8 | 会计档案(凭证) | 档案整理 | 册 | |
9 | 会计档案(账簿) | 档案整理 | 卷 | |
10 | 会计档案(报表) | 档案整理 | 盒 | |
11 | 照片档案 | 整理及数字化 | 张 | |
12 | 综合档案管理系统 | 详见采购需求 | 套 | |
六、档案数字化加工内容及要求
1、根据《中华人民**国档案法》及
****工作规范的工作要求,将现有的纸质档案进行规范化整理和数字化加工,本文所指档案数字化是将纸质档案通过扫描转换成数字图像文件(JPG和PDF)。
2、供应商需根据
****业务开展实际情况安装部署相应功能,在系统建设****档案室的相关要求。
3、中标供应商需协助单位进行数字档案数梳理工作,****档案室过程中的各项工作。
七、档案数字化加工流程要求
1、扫描工作环节与质量要求
档案扫描工作包括档案整理、编码、扫描、挂接、装订、装盒、上架等工作。确保扫描图像、挂接的质量,确保档案及其档案信息的安全。主要工作环节要求(如因工作需要对局部工作环节、质量要求有修改或调整的,视具体情况需要进行调整)如下:
(1)档案交接管理
严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,建立完整、规范的档案交接、扫描等各环节工作记录,确保各环节工作质量。
(2)档案整理
做好档案排序、编制页码、对特殊原件做相应处理(以保证顺**过扫描),防止档案缺、残、漏、损、重、页码混乱等情况发生。
a、查看整卷材料并剔除多余重复件。
b、根据业务档案规范要求进行先后排序。
c、去除钉书针等铁质用品。
d、以A4幅面为标准,对票据、证书等小幅面材料进行粘贴、托裱。
e、敲页码。
f、输卷内目录并打印。
g、打印卷皮。
(3)档案扫描
档案扫描一般采用300dpi分辨率进行彩色扫描,对不清晰的资料、图件和宗地草图、照片等采用600dpi分辨率进行彩色扫描,均保持原档方向,保存为彩色JPG和TIFF文档。
扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。利用计算机对扫描后形成的图像文件进行精细处理,包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪,同页有两个以上文件,需分别扫描后再进行合并。一份档案有多页的须合并为一个文件,图像合并按照件盒形成的规律进行多页文件的合并及PDF文件转换,使其形成一个与件盒内实体文件一一对应的单个图像文件,这样挂接利用就更为方便。为保护档案原件,扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描;对资料等成册材料不宜拆卷的,必须使用不拆卷扫描仪扫描。
核对扫描文件的页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致、不一致时应注明具体原因和处理方法,并在《纸质档案扫描工作流程表》上进行登记。
(4)图像处理
a、图像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、错挂、漏扫等现象。对不合格图像,质检员必须采用自行研制的图像处理软件进行人工方式的加工处理。包括图像的精细处理(旋转、去污、纠斜、居中等整饰工作)、专业处理(旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、图像居中等)、字迹处理(局部减淡、局部加粗、去污去噪),保证图像质量。
b、对资料上有淡印公章,在实体上可明显识别,但由于属于淡红色,图像效果不明显,资料打印效果可能比图像效果淡的情况。对此要求扫描后的打印效果,至少保留公章痕迹。
c、对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整,保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息。图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。
d、对宗地草图中的淡铅笔印痕的图件,至少要保留铅笔痕迹扫描效果。
(5)质量自检
a、质检员每天对扫描形成的图像进行逐盒逐件逐页的资料情况检查、清晰度检查,做好统计管理和生成返扫工作单。对有问题的数据要及时进行修改或补正,在此过程中要避免新的问题产生。
b、加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到
****标准,才能递交验收。
(6)档案装订、装盒、上架
扫描工作完成后,保持每页档案原有的排列顺序不变,案卷不掉页,左边和底边整齐,做到安全、准确、无遗漏。
b、对已扫描并质检的档案,需在卷宗上盖“已扫描”印章。
c、备考表内容填写:整理人、检查人和日期,各项内容按实际情况填写。
d、对于拆装扫描的档案,按原顺序排列装订。
e、装订、装盒后按档案编码进行上架。
(7)数据挂接
a、乙方免费提供软件供甲方使用,并负责完成档案扫描数据的挂接入库,实现实时查看档案扫描影像数据。
b、要求边扫描边挂接。
c、数据挂接准确。
2、验收质量要求
(1)项目验收
项目验收是针对本次项目的工作成果进行验收工作,验收前先由加工单位进行自检,在自检合格后,
****组织人员主要对档案图像扫描质量、图像挂接准确率、档案整理质量等内容进行检查。验收可按加工时间或加工量来进行分批划定,验收以抽检方式进行。验收的每个环节要做好验收记录,并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式二份。验收“通过”的结论,经加工单位项目负责人、质检人员审查签字。
a、
****对加工单位的图像挂接进行验收。验收以抽检方式进行,抽检比例为5%以上,要求图像挂接准确率达到100%,图像合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录。若图像挂接准确率未达到100%,图像抽检合格率在95%以下,由加工单位进行全面自检,直至达到验收要求。
b、档案实体验收抽检比例为5%以上,必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到100%予以验收通过。
(2)图像质检标准
a、图像资料和原档案页码顺序需一致;
b、图像不能存在压边、污点、扭曲、有阴影、比例变形、图像无法显示、错挂等;
c、不能存在整页漏扫;
d、资料上淡印公章,在实体上可明显识别,要求图像必须显现,扫描后的打印效果,至少保留公章痕迹;
e、宗地草图中的铅笔印痕的图件,要保留铅笔痕迹清晰效果;
f、漏编页码或页码不清楚的档案资料,是否有在图像的右上角重新标记页码;
g、图像属性要与图像内容相一致。
h、图像不能存在重复扫描。
(3)实体档案验收标准
a、整卷材料有无剃除多余重复件;
b、材料有无按重要程度进行先后排序;
c、有无去除订书针等铁质用品;
d、档案内容有无存在倒装或缺页;
e、小于A4标准的资料有无贴补、托裱,粘贴是否牢固,大于A4标准的资料折叠是否规范;
f、有无敲印页码;
g、卷内目录、备考表填写是否规范有无缺漏;
h、卷皮内容与实体内容有无一致;
i、有无按卷立档,采用三孔一线装订及装订线是否紧实;
j、卷皮上有无编号,有无盖“已扫描”印章;
k、案卷有无丢失。
(4)质检标准根据作业中碰到问题,视情作相应补充。
3、安全要求
加工单位要严格遵守《保密守则》及
****的有关规定。档案扫描工作必须在
****规定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任。加工单位应做到:
a、与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。
b、建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
c、扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。
d、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备。
八、综合档案管理系统
1、档案管理软件要求
1.1总体要求
(1)可行性
在不突破投资规律的前提下,充分利用现有网络**、硬件**和其它相关**,尽可能地选用当今先进的方案、技术和产品,以最佳途径切实可行地提高档案的现代化管理水**提升社会和个人的服务水平。
(2)先进性
建设的系统要采用目前IT领域中稳定高效的、能应用广泛在计算机、网络、存储设备上,充分吸取和利用先进成熟的、富于生命力的技术成果,建立一个高起点并有良好伸缩性的系统,能满足档案管理工作今后一个时期内不断发展的需要。
(3)实用性
系统设计以业务需求为主导,能满足档案管理的日常管理、运行情况,力求专业而实用、强调实用性,具备更高的工作效率和可操作性,具备正确、及时、完善的信息采集、处理和管理、综合利用、统计分析等强大处理能力。
(4)规范性
系统设计参照或遵循电子档案管理的专业技术标准、检察院通用业界标准和档案管理实际需要,在业务规范、业务流程、数据格式、保密性能等方面确保系统使用既方便又安全、既规范又灵活。
(5)灵活性和可扩展性
系统设计中要考虑整体系统有足够的灵活性与可扩展性,采用流行的模块化结构设计思想,能通过自已扩展的方式适应图片资料信息的变化,便于扩展升级、**系统的生命周期;在业务需求变化时能在最短的时间内实现新的变更需求。
(6)安全性
档案信息管理安全是重中之重,所设计的软件应提供安全、有效、统一、细致的权限管理、身份认证和审核机制,确保系统安全,确保信息的原始真实性;提供完善的数据备份方案以及集中的系统监视与系统日志,使运行状态一目了然、有完善的事后监督记录文件。
(7)稳定可靠性
稳定可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。软件系统要充分保证数据系统的流通透明性及安全可靠性,保证整个系统在发生外界干扰、用户操作失误及其他局部环境影响时,仍能正常工作。
(8)易维护性与易操作性
系统要有较好的易维护性和较低的维护费用,而且操作简单、直观,便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术。管理员要有更多的自主管理功能,也就是要具有定制功能,并提供说明书,提供培训和技术支持,做好售后服务,让系统的维护与操作更加快捷和简单。
(9)系统的开放性
系统坚持开放性,无论是操作系统还是数据导入、导出接口都必须符合国际标准,支持标准数据交换格式,以保障在将来较长时间内可以达到通用的目的。
1.2技术要求
(1)项目要求采用跨平台、标准的、开放的、技术成熟的、先进的应用集成技术进行系统建设。安全高效,功能完善,结构合理,易于扩展,高度自动化,充分考虑到系统今后纵向和横向的平滑扩张能力;
(2)系统开发架构主体采用基于B/S架构的三层或多层结构,基本做到客户端零维护,开发的应用系统要求采用J2EE技术体系结构和先进的MVC开发模式,以提高系统的可移植性和可扩展性。
(3)系统架构中各层应采用成熟的、符合技术资信标准、综合性能较好的Web中间件、数据库产品,适应于Windows、Linux、Unix等操作系统平台;应用程序不依赖任何特定硬件设备、操作系统、中间件,系统构建灵活、简明,合理分配和控制系统**,性能稳定,运行高效;
(4)系统提供基于XML的数据交换接口,支持上下级之间数据交换。
1.3性能要求
(1)系统支持包括全文检索在内多种检索手段,同时要求达到条目检索速度≤5秒,全文检索速度≤10秒;
(2)在网络稳定的环境下操作性界面单一操作的系统响应时间≤3秒;
(3)系统提供7×24小时的连续运行,平均年故障时间<1天,数据库平均恢复时间小于1小时;系统故障在2小时内响应,系统平均恢复时间小于4小时;
(4)系统支持并发用户数大于30人,同时在线人数大于100人;
(5)目录数据查全率达到100%;
(6)目录数据查准率大于98%。
1.4档案管理软件功能内容
1)档案著录
实现各种档案目录著录、文件上传、批量挂接、条目导入、电子文件接收等功能。
①档案目录著录:界面简洁,操作流畅,录入时能自动继承上一条的指定字段内容,
支持多种元数据字段,如档案标题、作者、日期、关键字、标签等。可以自定义元数据字段,以适应不同组织的特定需求。
②文件上传:支持各种格式、多个文件的上传。包括文本文件(如.doc、.txt)、电子表格文件(如.xlsx、.csv)、图像文件(如.jpeg、.png)以及其他常见的文件格式。用户可以将各种类型的档案文件批量导入系统;
③支持各种格式的批量挂接:能以多用户的形式批量上传不同文件格式的档案数据,根据不同的档案类型可以定义不同的挂接规则,上传后能自动与目录形成关联关系,建立档案文件和档案记录之间的关联,确保档案管理的一致性和准确性,提供批量处理和验证的功能。对导入的档案文件进行验证,检查文件的完整性和合法性;
④条目导入:支持大规模数据导入,如按分表设计,支持跨库、跨全宗导入。支持Excel批量导入。具有重复数据检查。
⑤电子文件接收:档案管理系统提供多种文件传输方式,以便用户将电子文件发送到系统中。这可以包括电子邮件附件、FTP(文件传输协议)、云存储服务等。
2)档案管理
实现档号管理、档案检索、档案竣工、档案利用、目录打印、数据统计、档案鉴定开放、自定义专题及专业档案类型、数据导出、全宗管理等功能。
①档号管理:根据不同档案类型,可定义不同的档号规则,支持一文一件和组卷等管理模式;
②档案检索:系统能提供多种检索方式,包括一键检索、自定义检索、全文检索等多种检索手段对室藏档案进行检索。
A、一键检索。可以对案卷级、文件级等所有条目数据进行跨类型查询。
B、自定义查询。允许用户自定义查询条件,**“题名”“包含”“***检察院”,系统提供了多种逻辑操作符(等于、大于、小于、不等于、包含等等),并可以用“并且”、“或者”组合多个条件。
C、全文检索。对系统中的电子全文,提供全文检索功能,查询结果中的关键字进行突出标识,并可以点击所属条目的链接进行查看。
③档案竣工:
a.标识未竣工档案:档案管理系统应提供功能,让用户能够明确标识未竣工档案。这可以通过特定的状态标记、工作流程或标签等方式实现,使未竣工档案在系统中可见和可管理。
b.标识已竣工档案:档案管理系统应提供功能,使用户能够标识和确认已竣工档案。这可以包括设定特定的状态标记、审批流程或档案状态,以确保已竣工档案的准确标识和管理。
c.档案状态跟踪:档案管理系统应具备功能,能够跟踪和记录档案的处理状态。这可以包括记录档案的创建时间、最后更新时间、处理人员等信息,以便随时了解档案的处理进展和状态变化。
d.竣工审批流程:对于需要审批的档案,档案管理系统应支持相应的竣工审批流程。这意味着在档案竣工之前,需要经过相应的审批程序和审核步骤,确保档案的完整性和准确性。
e.档案归档与存储:已竣工档案应进行归档和存储,以确保其长期保存和安全性。档案管理系统应提供相应的功能,使用户能够将已竣工档案归档到适当的
④档案利用:
A、电子档案查阅:内部工作人员可直接查阅电子档案目录及全文(能够支持多种格式)。系统支持水印功能,实现在线浏览安全管理。支持添加档号章功能,为不破坏档案原始性,以图片形式悬浮在档案首页。
B、实体档案借阅:可在本系统内实现实体档案的借阅登记和审批,对到期借阅记录进行提醒,并提供到期归还和续借功能。
⑤目录打印:能按照特定条件查询出结果并打印,按指定格式生成打印报表,能自定义打印内容、范围和页数,报表的格式支持用户自定义。
⑥数据统计:能根据各全宗实际目录,全文及页数情况自动生成各类统计报表;能反映各类档案的情况,可以按照专题、档号、文件、保管期限、年度等方面进行统计,以简单扼要的表格方式表述统计汇总的结果,反映统计研究对象在数量方面的具体表现和有关联系,并能输出其统计表。
⑦档案鉴定开放:开放时可以控制开放档案目录、电子文件索引和电子文件的不同开放级别档案鉴定开放:按照不同类型档案的开放标准和档案的密级程度,把档案以不同级别开放,提供给不同用户查阅,开放的对象可以是本单位人员、也可以是其它单位人员。
⑧自定义专题及专业档案类型:因业务档案种类繁多,必须可自定义档案类型并添加,操作方便快捷。如新增个性化的字段,新增后在系统的各个功能区及统计中都能自动刷新。
⑨数据导出:能根据条件导出档案数据(包括全文),并支持多种格式。
⑩在线编研:用户可以将系统中各种档案信息通过全文检索制作成编研库,并实现在线的档案编研。
⑾全宗卷管理:全宗卷管理是实现对的全宗动态管理,内容包含全宗管理各个方面相关信息的统计、分析和管理工作。可对各种全宗的整理类信息、综合类、鉴定类信息等,提供了对档案实体的管理,并能自动打印出全宗卷目录和全宗卷封面。
3)档案**共享
①设置权限:提供不同的单位职责建立起不同的权限,每个帐号根据自己的权限处理档案**的权力。
②检索利用(全文识别和检索功能):提供多种检索方式,包括一体化检索、条件检索、全文检索等多种检索手段对档案信息进行查询,确保找得到所需的数据。提供高效率的全文检索系统,可以针对word、excel、html、xml、pdf等多种文件格式直接进行索引。对检索到只开放目录的档案可以直接电子档案的借阅、该借阅和审批流程直接关联,借阅时必须填写借阅开始时间、终止时间、借阅目的、借阅电子档案还是实体档案等。
③借阅管理:对找到的档案信息**,可以填写借阅申请单,提供多种形式的借阅管理,能针对条目和也能借阅全文;并且有借阅审批,借阅记录,电子档案到期自动收回等功能,能提供一整套流程进行操作。
④查阅出证:根据相关单位提出的查阅原件申请,经审批同意后,相关单位就可以直接打印出证。
⑤多文档格式支持:多文档格式支持技术应用于档案共享服务平台,可接收与管理各种结构化的如DBF、MDB、XLS等格式目录数据,WORD、WPS、RTF等格式文档数据,TIFF、JPEG、PDF等格式的全文图像数据及经OCR识别的TXT文字型数据,WAV、MP3等音频档案数据,MPEG、ASF、WMV等视频档案数据,与其他常用的XML、HTML等格式的档案信息数据;可以解决不同文件格式的各类档案**的在线浏览和权限控制等问题,利于数字档案**的安全在线利用。
⑥操作日志分析:管理员可以自定义拦截器来跟踪用户对档案的所有操作,可以通过操作用户、操作时间、操作内容进行查询分析,保证档案数据的安全。
⑦安全管理功能:该平台上访问的图片文件,并且通过水印技术防止屏幕截屏或拍照。
⑧打印功能:对所找到的信息**具备打印输出功能。
⑨通知公告发布:能提供发布通知、公告、文件等的编辑发布功能,且能下载。
4)电子文件接收
通过这个模块把OA提交的数据****中心各单位档案收发文库。
该模块实现与政务办公系统的无缝连接,办公政务系统移交来的数据包可以自****中心系统相应的各单位全宗里。接收的内容遵守“电子公文的归档管理办法”要求进行。
5)电子文件封装
通过这个模块把归档整理好的电子文件根据《文书电子文件元数据方案》(DAT46-2009)、《基于XML的电子文件封装规范》(DAT48-2009)规范中的要求进行封装。电子文件用Base64编码写入XML文件。考虑到历史数据已经进行过解包处理EEP封装要支持ZIP数据包封装和文件夹封装两种封装方式。
6)电子文件更新
系统接收进来的条目数据经过档案管理员的整理,补充档案元素信息(年度、保管期限、件号、档号、全宗号、文号、责任者等)或归档操作后,触发EEP数据包及预览文件同步更新并生成一个新的版本。
7)OA系统对接
预留标准接口,支持国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口标准、便于平台扩展和升级,保证能与其他应用系统快速实现对接。
8)系统管理
实现自定义组织机构、角色、权限、结构、流程以及安全性设置等。
①自定义组织机构:根据用户的实际情况自定义组织结构图,确立其从属关系。
②自定义角色:可以根据用户要求灵活定制各类角色。
③自定义用户权限:所有和数据相关按钮、功能都能定义到权限设置项里,供管理员给不同用户分配不同权限,支持分级管理模式,各基层单位可以管理本单位的用户,并定义用户对本单位档案的操作权限。
④结构自定义:各基层单位可在标准基础上自定义档案的著录栏目和档案的分类标准。
⑤数据表管理:可实现对数据库表的管理,能够定义各个模块里的表结构,字段的数据类型;相应的功能模块能自动识别新定义的表里的字段,用于识别新增的档案类型表的数据。
⑥流程自定义:系统支持档案借阅审批流程的图形化自定义界面。
5、应遵循的业务标准
(1)管理性标准规范
《中华人民**国档案法》
《中华人民**国保守国家秘密法》
《中华人民**国保守国家秘密法实施条例》
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》
《计算机病毒防治管理办法》
《计算机信息系统保密管理暂行规定》
(2)业务性、技术性标准规范
《电子文件归档与电子档案管理规范》
《照片档案管理规范》
《纸质档案数字化规范》
《档案服务外包工作规范》
《档案数字化外包安全管理规范》
九、其他要求
1、为了更好的保障工程质量,需乙方一并提供如下服务:
(1)本项目由甲方提供场地,乙方需自行提供电脑、扫描仪、打印机、加工软件等软硬件设施设备及相应耗材。加工场地应当安装摄像头,摄像头安装位置及数量应确保工作现场没有死角,加工期间场地所有录像数据完整保存,项目结算前不得删除、覆盖,项目结束后所有存储硬盘移交甲方,所需相关费用包含在本次投标报价内。
(2)由于该项目涉及业务规范,乙方需配合了解甲方相关业务知识及规章制度,掌握如档案正确、完整保密等实施标准。
(3)技术服务及力量保障:
为确保按时完成本项目,投标供应商需合理安排参与本项目的实施人员及人数。项目实施过程中,乙方投入本项目的人员若需调整,事先需经甲方批准。
(4)项目进行途中由甲方进行质检,有问题需及时解决。项目完成后,乙方有义务负责后续档案使用、运用问题的解决。
(5)由甲方监督,乙方负责档案作业前、后的移交搬运和整理上架工作。
(6)乙方应对作业环境的卫生,大门钥匙的使用及作业驻地的安全等进行管理。及时整理淘汰的物资,如档案袋、编织绳、纸张等。对被剔除但含有内容的纸张材料,乙方应另外集中存放,定期交由甲方进行处理。
(7)服务期及进度要求
1、档案整理及数字化加工服务期:1年。
2、综合档案管理系统应在2023年9月10日前完成系统建设。
(8)质保期
1、综合档案管理系统:
乙方须从完成系统整体建设后(试运行3个月),提供年的免费质保期服务。
2、****加工部分:
乙方须从项目整体验收合格之日起,提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后,乙方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务,提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。能2小时内到达现场,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证甲方的正常使用。免费维护期滿后提供的技术支持和维护,只收取成本价。
2、人员的要求:
(1)为能够按时完成项目,乙方需合理安排参与本项目的实施人员及人数
加工人员至少配备个人以上;
档案出入库管理辅助人员名;
乙方应将聘用档案出入库管理辅助人员通过政审后,提交的相关材料(包括年龄、从事岗位、学历专业、资格证书、证明资料)等报甲方认可备案,并服从甲方安排。
(2)加工人员清单
序号 | 姓 名 | 性别 | 年龄 | 学历 | 职称职位 | 拟担岗位 | 从事类似服务简历、年限 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
保持员工队伍稳定性,乙方投标时提供的人员一般不得更换。如员工离职或需要更换员工,在5天之内同等学历、职称职格及以上的人员接替。在规定的时间内没有人接替,或接替的人非同等学历、职称职格及以上人员接替,将扣除财政预算总额的1%服务费,并及时纠正;如不纠正,下个月服务费中再扣除相应的处罚,以此类推。离职或更换员工需提前5天通知甲方。
乙方中标后,履行合同时人员配置少于投标时承诺的人员,将扣除财政预算总额的1%服务费,并5天内纠正;如不纠正,下个月服务费中再扣除相应的处罚,以此类推。(投标时承诺投入的设备参照此条)
如乙方派出的服务人员在服务过程中,因素质、技术水平、服务质理、现场管理经验、文明安全等都不符合投标文件中的承诺,造成现场管理混乱、服务质量和进度达不到投标文件中所承诺的要求时,甲方有权要求其重新调整服务人员,乙方必须接受,否则作违约处理,此时甲方可单方面终止合同。造成经济损失的,乙方应予赔偿。
档案的运输调整
乙方须按照甲方的需求对档案进行运输和上架:
(1)****加工场地,并规划入库;
(2)对原档案库内未移走的档案进行调整,规划排列;
(3)扫描完毕档案需移回原档案库房的档案,应及时运回原档案库并规划入库。
以上费用包括在合同价中
十、价格与支付:
乙方应在签订合同后向甲方提交预算金额5%的履约保证金(履****银行****公司出具的保函等形式),履约保证金待项目完成经验收合格后1年后无质量问题无息退还。
1、综合档案管理系统部分支付方式:
1)合同生效后7个工作日内,甲方向乙方支付综合档案管理系统部分金额的30%款项,项目完成并验收合格后支付剩余综合档案管理系统部分合同款,乙方向甲方开具相应金额的增值税专用发票。
2、****加工部分支付方式:
1)在乙方完成全部实际工作量并通过甲方验收合格后,乙方与甲方结算价款,乙方向甲方开具相应金额的增值税专用发票,甲方收到发票后向乙方支付至结算价款的100%。
2)每次结算(原则上半年一次)均需对已完成的项目进行质量验收,通过验收合格后7天内支付该笔费用。若乙方未达到验收标准的,甲方有权不予支付。
3)费用的结算方式:投标综合单价*结算数量计算。
十一、不可抗力
1、因不可抗力不能履行合同的,根据不可抗力的影响,部分或者全部免除责任。但合同一方迟延履行后发生严重后果的,不能免除责任。
2、合同一方因不可抗力不能履行合同的,应当及时通知对方,以减轻可能给对方造成的损失,并应当在合理期限内提供证明。
十二、合同的解除和转让
1、合同的解除
(1)甲方和乙方协商一致,可以解除合同。并报政府采购监管部门审查备案。
(2)有下列情形之一,合同一方可以解除合同:
①因不可抗力致使不能实现合同目的,未受不可抗力影响的一方有权解除合同;
②因合同一方违约导致合同不能履行,另一方有权解除合同。
③有权解除合同的一方,应当在违约事实或不可抗力发生之后三十天内书面通知对方以主张解除合同,合同在书面通知到达对方时解除。
2、合同的转让
合同的部分和全部都不得转让。
十三、合同的生效
本合同在双方签字盖章后即生效。
十四、争议解决
甲乙双方因合同发生争议,签约双方应**协商解决。协商不成,任何一方****人民法院起诉。
十五、违约责任
1、违反本合同约定,造成本合同不能履行或不能完全履行,由违约方承担违约责任,违约方应按民法典赔偿对方经济损失。
2、乙方因各种原因未按照合同规定期限内完成整个项目录入及扫描工作,责任由乙方承担,每逾期一天,按合同总价的2‰支付违约金。最高罚款为合同总价的10%。因延期产生的所有费用由乙方承担。
3、甲方由于某种原因需**工期时,延期赔偿金可不计,乙方也不作任何赔偿。
4、乙方达不到项目要求,乙方应负责根据合同及甲方的要求采取相应的处理措施,并承担由此发生的一切损失和费用,整改延误的时间不作为整个项目工期延期的理由。乙方整改时间超过15天,甲方有权终止执行合同,并没收履约保证金。
5、在为甲方实施项目期间,不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息,亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时,乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用;甲方因此而承担侵权赔偿责任的,有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。
6、因乙方原因造成甲方档案被损毁、受污、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的,乙方应向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。间接经济损失难以估量的,经双方**协商确定。
7、甲方由于某种原因未按规定退还履约保证金,甲乙双方可就该事项协商确定。
十六、终止合同
1、在乙方收到甲方发出的书面违约通知后15天内(或经甲方书面确认的更长时间内)仍未纠正其违约行为的,甲方有权单方面终止全部或部分合同,所发生的费用及损失由乙方负责。
2、乙方未按照合同规定期限内完成扫描加工数量,以及没有通过甲方验收的,甲方将终止履行合同,不再支付给乙方任何款项,支付的款项超过实际验收合格的数量,甲方有权追回已付超额款项,乙方的履约保证金予以没收。因乙方违约而终止全部或部分合同时,对乙方已完成并通过验收的部分工作应按本合同签定费用支付给乙方,多退少补。甲方有权从中扣除乙方的违约金及因乙方违约造成甲方损失的赔偿金。
3、当乙方破产或无清偿能力时,甲方有权单方面终止合同,该终止合同不损害或影响甲方己采取或将采取补救措施的任何权利。
十七、合同变更
项目实施过程中,甲方由于管理业务调整等一切导致业务内容变更但不涉及整体实施方案的,不认为是变更采购要求或合同要求,乙方应无条件按变更后的业务内容进行重新设计实施方案并进行实施。
十八、附则
1、合同份数。
本合同正本一式伍份,甲乙双方各执贰份,壹份留采购代理机构备查。
2、未尽事宜
本合同未尽事宜应按《中华人民**国民法典》以及其同相关法律、法规之规定解释。
甲方:乙方:
地址:地址:
法定代表人:法定代表人:
签订地点:
签订日期:年月日
附1档案整理数字化加工保密协议
档案整理数字化加工保密协议
甲方:乙方:
鉴于(以下简称乙方)为(以下简称甲方)实施项目,在项目实施期间保证档案原件安全和项目实施期间以及实施完成以后保守因工作需要接触到的甲方档案信息秘密等有关事项,经**协商,达成如下条款,双方共同遵守:
一、双方确认:在项目实施期间,因工作需要接触到甲方的纸质档案、档案、目录、声像档案以及电子文件等,乙方必须保守机密,不得以任何方式带出工作场所或向外泄露。乙方同时提供一切必要的方式和采取一切必要的行动,协助甲方保证档案安全和保守档案秘密。
二、项目实施期间,乙方必须遵守甲方规定的任何成文或不成文的保密规章、制度,履行相应的保密职责。甲方的保密规章、制度没有规定或者规定不明确之处,乙方亦应本着谨慎、诚实的态度,采取任何必要、合理的措施,维护其于项目实施期间接触到的任何属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案相关材料,以保证其机密性。
三、除了项目实施期间必要的工作需要之外,乙方承诺:未经甲方同意,不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的甲方其他工作人员)知悉属于甲方或者虽属于第三方,但甲方承诺有档案信息秘密及与档案信息相关的信息的保密义务,也不得在项目实施期间必要的工作之外使用这些秘密信息。
四、双方同意,乙方在项目完成后仍对其在为甲方档案数字化期间接触、或因接触而知悉的属于甲方或者虽属于第三方但甲方承诺有保密义务的档案信息秘密和其他与质档案相关的信息,承担如同任职期间一样的保密义务和不得以任何方式泄露的义务。乙方在项目完成后承担保密义务的期限为无限期保密。
五、乙方承诺,在为甲方实施项目期间,不得擅自使用任何属于他人的技术秘密或其他商业秘密信息,亦不得擅自实施可能侵犯他人知识产权的行为。若乙方违反上述承诺而导致甲方遭受第三方的侵仅指控时,乙方应当承担甲方为应诉而支付的一切费用;甲方因此而承担侵权赔偿责任的,有权向乙方追偿。上述应诉费用和侵权赔偿可以从乙方的项目款中扣除。
六、乙方在项目实施期间,按照甲方的明确要求或者为了完成甲方明确交付的具体工作任务必然导致侵犯他人知识产权的,乙方应提前告知甲方有关事实;若甲方在收到乙方的通知后,仍要求乙方完成任务的,则甲方因此遭受第三方的侵权指控的,应诉费用和侵权赔偿不得由乙方承担或部分承担。
七、乙方因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着甲方档案信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体,均归甲方所有,而无论这些秘密信息有无任何价值。若记录着秘密信息的载体是由乙方自备的,则视为乙方已同意将这些载体物的所有权转让给甲方。
八、本协议所提及的档案秘密信息,包括但不限于:档案、档案中记载的人名、档案中记载的事件、纸质档案本身、其它载体的档案、档案目录、档案电子原文、档案电子化处理扫描文件加工前的文件、档案电子化处理扫描文件加工后的文件、档案的封皮、加工过程中的数据库、加工档案整理记录、加工档案整理报告、档案检验报告、项目备忘录、技术文档、相关的函电等。
九、因本合同而引起的纠纷,如果协商解决不成,任何一方均有权提起诉讼。双方同意,选择甲方住所地的、符****人民法院作为双方合同****法院。述约定不影响****管理部门对侵权行为进行行政处理。乙方的违约行为给甲方造成损失的,乙方应当赔偿甲方的损失。违约金不能代替赔偿损失,但可以从损失额中抵扣。
十、因乙方泄密及违约行为给甲方造成损失的,乙方应当按照《中华人民**国档案法》有关规定负有法律责任并赔偿甲方的损失。
十一、本保密协议是项目合同的补充,与合同具有同等法律效果,
十二、本协议一式三份,甲方二份、乙方一份,自双方签字盖章完成之日起生效。
十三、本合同如与双方以前的口头或书面协议有抵触,以本合同为准。本合同的修改必须采用双方同意的书面形式。
十四、双方确认,在签署本合同前已仔细审阅过合同的内容,并完全了解合同各条款的法律含义。十五、未尽事宜,双方共同**协商解决。
甲方:乙方:
代表(签字):代表(签字):
签订日期:签订日期:
第三部分附件
附件一
投标函
根据贵方为项目(项目编号:)的投标邀请,我方(投标人名称)作为投标人正式授权(授权代表全名,职务)代表我方处理有关本投标的一切事宜。
在此提交的投标文件中,包括如下内容,并已分别单独密封装袋:
(—)按“投标人须知”要求编制的投标文件技术标【正本一份,副本五份】;
(二)按“投标人须知”要求编制的投标文件商务标【正本一份,副本五份】
我方己完全明白采购文件的所有条款要求,并重申以下几点:
(一)本投标文件的有效期自投标截止日起90天内有效,如中标,有效期将延至合同终止日为止;
(二)我方已详细研究了采购文件的所有内容包括修改书(如有)和所有已提供的参考资料以及有关附件,我方完全理解并同意放弃在此方面提出含糊意见或误解的一切权力;
(三)我方明白并愿意在规定的开标时间之后,投标人在投标有效期内撤回投标,其投标保证金将被贵方没收;
(四)我方同意提供按照贵方可能要求的与投标有关的一切数据或资料;
(五)我方理解贵方不一定接受最低报价。
(六)我方如果中标,将保证履行采购文件以及采购文件修改书(如有)中的全部责任和义务,按质、按量、按期完成《合同书》中的全部任务。
(七)所有与本投标有关的函件请发往下列地址:
地址
电话
传真
电子邮件
投标人名称(公章)
投标人代表
日期
附件二
投标报价一览表
项目名称:项目编号:
序号 | 项目类型 | 加工内容 | 预估数量 | 单位 | 投标单价(元) | 合价(元) |
1 | 业务档案(合同资料) | 档案整理 | 15000 | 件 | | |
2 | 业务档案(预、结算、统计资料) | 档案整理 | 6200 | 卷 | | |
3 | 业务档案(竣工资料) | 档案整理 | 6800 | 卷 | | |
4 | 业务档案(法务资料) | 档案整理 | 6000 | 件 | | |
5 | 业务档案 | 数字化加工 | 532000 | 页 | | |
6 | 文书档案(2022年度) | 档案整理 | 900 | 件 | | |
6 | 文书档案(2022年度) | 数字化加工 | 9000 | 页 | | |
7 | 实物档案(印章、奖牌等) | 整理及数字化 | 1800 | 个 | | |
8 | 会计档案(凭证) | 档案整理 | 9620 | 册 | | |
9 | 会计档案(账簿) | 档案整理 | 1500 | 卷 | | |
10 | 会计档案(报表) | 档案整理 | 130 | 盒 | | |
11 | 照片档案 | 整理及数字化 | 100 | 张 | | |
12 | 综合档案管理系统 | 详见采购需求 | 1 | 套 | | |
合计总价(元) | 大写: |
合计总价(元) | 小写: |
说明:1、按以上表格形式填写。
2、本项目所涉及的报价,包括本次项目实施所需的物资、设备、耗材、劳务费、就餐住宿费、交通费、管理、保险、利润、税金等所有费用,供应商应列入而未列入其中的费用,均视为已包含在内,风险由供应商承担。
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件三
投标分项报价表
项目名称:项目编号:
项目 | 名称 | 内容 | 数量 | 单价(元) | 总价(元) | 备注 |
1 | | | | | | |
2 | | | | | | |
3 | | | | | | |
4 | | | | | | |
5 | | | | | | |
6 | | | | | | |
| ... ... | | | | | |
安装调试费(包括设备的测试、调试、验收等费用) | |
培训费、技术服务费、售后服务费等 | |
税金 | |
总计价 | |
说明:1、此表总计价应与附件二“投标报价一览表”中投标报价相一致。
▲2、不提供详细投标分项报价将视为没有实质性响应采购文件。
3、如果免费请在该项内容栏内注明“免”,如果含在产品价格中则填“含”,如无此项内容则填“无”,不留空白。
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件四
资格证明文件
(1)法定代表人授权书
(投标人全称)法定代表人授权(全权代表姓名)为全权代表,参加贵处组织的(项目名称、编号)的采购活动,全权代表我方处理采购活动中的一切事宜。
法定代表人(签字或盖章):
投标人全称(公章):
日期:
附:
授权代表姓名:
职务:
详细通讯地址:
电话:
传真:
邮政编码:
法定代表人身份证(正反面):法定代表人身份证(正反面):
授权代表身份证(正反面):授权代表身份证(正反面):
(2)投标人情况表
项目名称:项目编号:
单位名称(盖章) | | 电 话 | | 主管部门 | | 企业负责人 | | 职务 |
地 址 | | 传 真 | | 企业性质 | | 授权代表 | | 职务 |
单位简介及机构 | | 单位优势及特长 | |
单位概况 | 职工总数 | | 各人员构成情况 | 上一年主要 经济指标 | 指标名称 | | 实际完成 | |
单位概况 | 职工总数 | | 各人员构成情况 | 上一年主要 经济指标 | 总产值 | 万元 | 总产值 | 万元 |
单位概况 | 流动资金 | 万元 | 资金来源 | 自有资金 | 万元 | 上一年主要 经济指标 | 实现利润 | 万元 | 实现利润 | 万元 |
单位概况 | 流动资金 | 万元 | 资金来源 | 银行贷款 | 万元 | 万元 | 主要业绩 | |
单位概况 | 固定资产 | 原值 万元净值 万元 | 资金性质 | 生产性 | 万元 | 万元 | 万元 | 主要业绩 |
单位概况 | 固定资产 | 原值 万元净值 万元 | 资金性质 | 非生产性 | 万元 | 万元 | 万元 | 万元 |
(3)有效营业执照(复印件盖单位公章)
(4)投标人信用查询
1、投标人信用信息查询的查询渠道:“信用中国”(www.****.cn);“中国政府采购网”(http://www.****.cn/);
2、投标人信用信息查询截止时点:采购公告发布之日至投标截止时间前。
3、投标人信用信息查询记录和证据留存的具体方式:网页截图打印;
4、信用信息的使用规则:对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、采购严重违法失信行为记录名单及其他不符合《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》第十五条规定条件的供应商,其投标做无效投标处理。
附件五
偏离表
项目名称:项目编号:
序 号 | 采购文件规格要求 | 投标文件对应规格 | 说 明 |
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注:如有偏离,必须在偏离表中进行详细对比说明并注明正偏离和负偏离,如不说明偏离情况,视为完全响应采购文件要求无偏离
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件六
综合实力
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件七
同类项目业绩
项目名称:项目编号:
序号 | 用户名称 | 项目名称 | 合同金额 | 联系方式 | 备注 |
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投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件八
项目理解及合理化建议
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件九
产品与服务资质
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件十
实施方案
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件十一
投入项目人员配置情况
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件十二
投入软硬件情况
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
附件十三
售后服务
项目名称:项目编号:
投标人全称(盖章):
投标人代表(签字):
日期:
第二册
专用文本
第四部分采购内容及要求
本项目预算金额人民币柒拾伍万元整(¥750000.00元),如投标人报价超过预算按无效标处理。
一、项目概况
****档案局关于开展2023****档案室建设测评的通知要求,****档案室,对提升档案收集的效率,实现档案的科学管理,保证档案的永久存储与安全保管,促进档案信息**的社会共享,满足集团数字化办公和档案信息对外服务的现实需求,我集团面向****公司****档案室建设项目,遵循“**为先,标准规范,整体推进,确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效。
本项目工作内容包含业务档案、文书档案、实物档案及照片档案的整理及数字化,会计档案的整理及综合档案管理系统建设。采购人最终根据成交综合单价按实际整理数量结算,最终合同金额不超过75万元。主要工作内容包括但不限于:
序号 | 项目类型 | 加工内容 | 预估数量 | 单位 | 最高单价(元) |
1 | 业务档案(合同资料) | 档案整理 | 15000 | 件 | 4.25 |
2 | 业务档案(预、结算、统计资料) | 档案整理 | 6200 | 卷 | 8.5 |
3 | 业务档案(竣工资料) | 档案整理 | 6800 | 卷 | 17 |
4 | 业务档案(法务资料) | 档案整理 | 6000 | 件 | 8.5 |
5 | 业务档案 | 数字化加工 | 532000 | 页 | 0.38 |
6 | 文书档案(2022年度) | 档案整理 | 900 | 件 | 2.9 |
6 | 文书档案(2022年度) | 数字化加工 | 9000 | 页 | 0.38 |
7 | 实物档案(印章、奖牌等) | 整理及数字化 | 1800 | 个 | 8.5 |
8 | 会计档案(凭证) | 档案整理 | 9620 | 册 | 6 |
9 | 会计档案(账簿) | 档案整理 | 1500 | 卷 | 8.5 |
10 | 会计档案(报表) | 档案整理 | 130 | 盒 | 8.5 |
11 | 照片档案 | 整理及数字化 | 100 | 张 | 8.5 |
12 | 综合档案管理系统 | 详见采购需求 | 1 | 套 | 170000 |
二、项目采购内容及要求
1、根据《中华人民**国档案法》及
****工作规范的工作要求,将现有的纸质档案进行规范化整理和数字化加工,本文所指档案数字化是将纸质档案通过扫描转换成数字图像文件(JPG和PDF)。
2、供应商需根据
****业务开展实际情况安装部署相应功能,在系统建设****档案室的相关要求。
3、中标供应商需协助单位进行数字档案数梳理工作,****档案室过程中的各项工作。
三、档案整理及数字化的工作要求
1、扫描工作环节与质量要求
档案扫描工作包括档案整理、编码、扫描、挂接、装订、装盒、上架等工作。确保扫描图像、挂接的质量,确保档案及其档案信息的安全。主要工作环节要求(如因工作需要对局部工作环节、质量要求有修改或调整的,视具体情况需要进行调整)如下:
(1)档案交接管理
严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,建立完整、规范的档案交接、扫描等各环节工作记录,确保各环节工作质量。
(2)档案整理
做好档案排序、编制页码、对特殊原件做相应处理(以保证顺**过扫描),防止档案缺、残、漏、损、重、页码混乱等情况发生。
a、查看整卷材料并剔除多余重复件。
b、根据业务档案规范要求进行先后排序。
c、去除钉书针等铁质用品。
d、以A4幅面为标准,对票据、证书等小幅面材料进行粘贴、托裱。
e、敲页码。
f、输卷内目录并打印。
g、打印卷皮。
(3)档案扫描
档案扫描一般采用300dpi分辨率进行彩色扫描,对不清晰的资料、图件和宗地草图、照片等采用600dpi分辨率进行彩色扫描,均保持原档方向,保存为彩色JPG和TIFF文档。
扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合。利用计算机对扫描后形成的图像文件进行精细处理,包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪,同页有两个以上文件,需分别扫描后再进行合并。一份档案有多页的须合并为一个文件,图像合并按照件盒形成的规律进行多页文件的合并及PDF文件转换,使其形成一个与件盒内实体文件一一对应的单个图像文件,这样挂接利用就更为方便。为保护档案原件,扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描;对资料等成册材料不宜拆卷的,必须使用不拆卷扫描仪扫描。
核对扫描文件的页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致、不一致时应注明具体原因和处理方法,并在《纸质档案扫描工作流程表》上进行登记。
(4)图像处理
a、图像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、错挂、漏扫等现象。对不合格图像,质检员必须采用自行研制的图像处理软件进行人工方式的加工处理。包括图像的精细处理(旋转、去污、纠斜、居中等整饰工作)、专业处理(旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、图像居中等)、字迹处理(局部减淡、局部加粗、去污去噪),保证图像质量。
b、对资料上有淡印公章,在实体上可明显识别,但由于属于淡红色,图像效果不明显,资料打印效果可能比图像效果淡的情况。对此要求扫描后的打印效果,至少保留公章痕迹。
c、对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整,保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息。图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。
d、对宗地草图中的淡铅笔印痕的图件,至少要保留铅笔痕迹扫描效果。
(5)质量自检
a、质检员每天对扫描形成的图像进行逐盒逐件逐页的资料情况检查、清晰度检查,做好统计管理和生成返扫工作单。对有问题的数据要及时进行修改或补正,在此过程中要避免新的问题产生。
b、加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到
****标准,才能递交验收。
(6)档案装订、装盒、上架
扫描工作完成后,保持每页档案原有的排列顺序不变,案卷不掉页,左边和底边整齐,做到安全、准确、无遗漏。
b、对已扫描并质检的档案,需在卷宗上盖“已扫描”印章。
c、备考表内容填写:整理人、检查人和日期,各项内容按实际情况填写。
d、对于拆装扫描的档案,按原顺序排列装订。
e、装订、装盒后按档案编码进行上架。
(7)数据挂接
a、成交供应商免费提供软件供采购人使用,并负责完成档案扫描数据的挂接入库,实现实时查看档案扫描影像数据。
b、要求边扫描边挂接。
c、数据挂接准确。
2、验收质量要求
(1)项目验收
项目验收是针对本次项目的工作成果进行验收工作,验收前先由加工单位进行自检,在自检合格后,
****组织人员主要对档案图像扫描质量、图像挂接准确率、档案整理质量等内容进行检查。验收可按加工时间或加工量来进行分批划定,验收以抽检方式进行。验收的每个环节要做好验收记录,并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式二份。验收“通过”的结论,经加工单位项目负责人、质检人员审查签字。
a、
****对加工单位的图像挂接进行验收。验收以抽检方式进行,抽检比例为5%以上,要求图像挂接准确率达到100%,图像合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录。若图像挂接准确率未达到100%,图像抽检合格率在95%以下,由加工单位进行全面自检,直至达到验收要求。
b、档案实体验收抽检比例为5%以上,必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到100%予以验收通过。
(2)图像质检标准
a、图像资料和原档案页码顺序需一致;
b、图像不能存在压边、污点、扭曲、有阴影、比例变形、图像无法显示、错挂等;
c、不能存在整页漏扫;
d、资料上淡印公章,在实体上可明显识别,要求图像必须显现,扫描后的打印效果,至少保留公章痕迹;
e、宗地草图中的铅笔印痕的图件,要保留铅笔痕迹清晰效果;
f、漏编页码或页码不清楚的档案资料,是否有在图像的右上角重新标记页码;
g、图像属性要与图像内容相一致。
h、图像不能存在重复扫描。
(3)实体档案验收标准
a、整卷材料有无剃除多余重复件;
b、材料有无按重要程度进行先后排序;
c、有无去除订书针等铁质用品;
d、档案内容有无存在倒装或缺页;
e、小于A4标准的资料有无贴补、托裱,粘贴是否牢固,大于A4标准的资料折叠是否规范;
f、有无敲印页码;
g、卷内目录、备考表填写是否规范有无缺漏;
h、卷皮内容与实体内容有无一致;
i、有无按卷立档,采用三孔一线装订及装订线是否紧实;
j、卷皮上有无编号,有无盖“已扫描”印章;
k、案卷有无丢失。
(4)质检标准根据作业中碰到问题,视情作相应补充。
3、安全要求
加工单位要严格遵守《保密守则》及
****的有关规定。档案扫描工作必须在
****规定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任。加工单位应做到:
a、与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。
b、建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
c、扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。
d、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备。
四、综合档案管理系统
1、档案管理软件要求
1.1总体要求
(1)可行性
在不突破投资规律的前提下,充分利用现有网络**、硬件**和其它相关**,尽可能地选用当今先进的方案、技术和产品,以最佳途径切实可行地提高档案的现代化管理水**提升社会和个人的服务水平。
(2)先进性
建设的系统要采用目前IT领域中稳定高效的、能应用广泛在计算机、网络、存储设备上,充分吸取和利用先进成熟的、富于生命力的技术成果,建立一个高起点并有良好伸缩性的系统,能满足档案管理工作今后一个时期内不断发展的需要。
(3)实用性
系统设计以业务需求为主导,能满足档案管理的日常管理、运行情况,力求专业而实用、强调实用性,具备更高的工作效率和可操作性,具备正确、及时、完善的信息采集、处理和管理、综合利用、统计分析等强大处理能力。
(4)规范性
系统设计参照或遵循电子档案管理的专业技术标准、检察院通用业界标准和档案管理实际需要,在业务规范、业务流程、数据格式、保密性能等方面确保系统使用既方便又安全、既规范又灵活。
(5)灵活性和可扩展性
系统设计中要考虑整体系统有足够的灵活性与可扩展性,采用流行的模块化结构设计思想,能通过自已扩展的方式适应图片资料信息的变化,便于扩展升级、**系统的生命周期;在业务需求变化时能在最短的时间内实现新的变更需求。
(6)安全性
档案信息管理安全是重中之重,所设计的软件应提供安全、有效、统一、细致的权限管理、身份认证和审核机制,确保系统安全,确保信息的原始真实性;提供完善的数据备份方案以及集中的系统监视与系统日志,使运行状态一目了然、有完善的事后监督记录文件。
(7)稳定可靠性
稳定可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。软件系统要充分保证数据系统的流通透明性及安全可靠性,保证整个系统在发生外界干扰、用户操作失误及其他局部环境影响时,仍能正常工作。
(8)易维护性与易操作性
系统要有较好的易维护性和较低的维护费用,而且操作简单、直观,便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术。管理员要有更多的自主管理功能,也就是要具有定制功能,并提供说明书,提供培训和技术支持,做好售后服务,让系统的维护与操作更加快捷和简单。
(9)系统的开放性
系统坚持开放性,无论是操作系统还是数据导入、导出接口都必须符合国际标准,支持标准数据交换格式,以保障在将来较长时间内可以达到通用的目的。
1.2技术要求
(1)项目要求采用跨平台、标准的、开放的、技术成熟的、先进的应用集成技术进行系统建设。安全高效,功能完善,结构合理,易于扩展,高度自动化,充分考虑到系统今后纵向和横向的平滑扩张能力;
(2)系统开发架构主体采用基于B/S架构的三层或多层结构,基本做到客户端零维护,开发的应用系统要求采用J2EE技术体系结构和先进的MVC开发模式,以提高系统的可移植性和可扩展性。
(3)系统架构中各层应采用成熟的、符合技术资信标准、综合性能较好的Web中间件、数据库产品,适应于Windows、Linux、Unix等操作系统平台;应用程序不依赖任何特定硬件设备、操作系统、中间件,系统构建灵活、简明,合理分配和控制系统**,性能稳定,运行高效;
(4)系统提供基于XML的数据交换接口,支持上下级之间数据交换。
1.3性能要求
(1)系统支持包括全文检索在内多种检索手段,同时要求达到条目检索速度≤5秒,全文检索速度≤10秒;
(2)在网络稳定的环境下操作性界面单一操作的系统响应时间≤3秒;
(3)系统提供7×24小时的连续运行,平均年故障时间<1天,数据库平均恢复时间小于1小时;系统故障在2小时内响应,系统平均恢复时间小于4小时;
(4)系统支持并发用户数大于30人,同时在线人数大于100人;
(5)目录数据查全率达到100%;
(6)目录数据查准率大于98%。
1.4档案管理软件功能内容
1)档案著录
实现各种档案目录著录、文件上传、批量挂接、条目导入、电子文件接收等功能。
①档案目录著录:界面简洁,操作流畅,录入时能自动继承上一条的指定字段内容,
支持多种元数据字段,如档案标题、作者、日期、关键字、标签等。可以自定义元数据字段,以适应不同组织的特定需求。
②文件上传:支持各种格式、多个文件的上传。包括文本文件(如.doc、.txt)、电子表格文件(如.xlsx、.csv)、图像文件(如.jpeg、.png)以及其他常见的文件格式。用户可以将各种类型的档案文件批量导入系统;
③支持各种格式的批量挂接:能以多用户的形式批量上传不同文件格式的档案数据,根据不同的档案类型可以定义不同的挂接规则,上传后能自动与目录形成关联关系,建立档案文件和档案记录之间的关联,确保档案管理的一致性和准确性,提供批量处理和验证的功能。对导入的档案文件进行验证,检查文件的完整性和合法性;
④条目导入:支持大规模数据导入,如按分表设计,支持跨库、跨全宗导入。支持Excel批量导入。具有重复数据检查。
⑤电子文件接收:档案管理系统提供多种文件传输方式,以便用户将电子文件发送到系统中。这可以包括电子邮件附件、FTP(文件传输协议)、云存储服务等。
2)档案管理
实现档号管理、档案检索、档案竣工、档案利用、目录打印、数据统计、档案鉴定开放、自定义专题及专业档案类型、数据导出、全宗管理等功能。
①档号管理:根据不同档案类型,可定义不同的档号规则,支持一文一件和组卷等管理模式;
②档案检索:系统能提供多种检索方式,包括一键检索、自定义检索、全文检索等多种检索手段对室藏档案进行检索。
A、一键检索。可以对案卷级、文件级等所有条目数据进行跨类型查询。
B、自定义查询。允许用户自定义查询条件,**“题名”“包含”“***检察院”,系统提供了多种逻辑操作符(等于、大于、小于、不等于、包含等等),并可以用“并且”、“或者”组合多个条件。
C、全文检索。对系统中的电子全文,提供全文检索功能,查询结果中的关键字进行突出标识,并可以点击所属条目的链接进行查看。
③档案竣工:
a.标识未竣工档案:档案管理系统应提供功能,让用户能够明确标识未竣工档案。这可以通过特定的状态标记、工作流程或标签等方式实现,使未竣工档案在系统中可见和可管理。
b.标识已竣工档案:档案管理系统应提供功能,使用户能够标识和确认已竣工档案。这可以包括设定特定的状态标记、审批流程或档案状态,以确保已竣工档案的准确标识和管理。
c.档案状态跟踪:档案管理系统应具备功能,能够跟踪和记录档案的处理状态。这可以包括记录档案的创建时间、最后更新时间、处理人员等信息,以便随时了解档案的处理进展和状态变化。
d.竣工审批流程:对于需要审批的档案,档案管理系统应支持相应的竣工审批流程。这意味着在档案竣工之前,需要经过相应的审批程序和审核步骤,确保档案的完整性和准确性。
e.档案归档与存储:已竣工档案应进行归档和存储,以确保其长期保存和安全性。档案管理系统应提供相应的功能,使用户能够将已竣工档案归档到适当的
④档案利用:
A、电子档案查阅:内部工作人员可直接查阅电子档案目录及全文(能够支持多种格式)。系统支持水印功能,实现在线浏览安全管理。支持添加档号章功能,为不破坏档案原始性,以图片形式悬浮在档案首页。
B、实体档案借阅:可在本系统内实现实体档案的借阅登记和审批,对到期借阅记录进行提醒,并提供到期归还和续借功能。
⑤目录打印:能按照特定条件查询出结果并打印,按指定格式生成打印报表,能自定义打印内容、范围和页数,报表的格式支持用户自定义。
⑥数据统计:能根据各全宗实际目录,全文及页数情况自动生成各类统计报表;能反映各类档案的情况,可以按照专题、档号、文件、保管期限、年度等方面进行统计,以简单扼要的表格方式表述统计汇总的结果,反映统计研究对象在数量方面的具体表现和有关联系,并能输出其统计表。
⑦档案鉴定开放:开放时可以控制开放档案目录、电子文件索引和电子文件的不同开放级别档案鉴定开放:按照不同类型档案的开放标准和档案的密级程度,把档案以不同级别开放,提供给不同用户查阅,开放的对象可以是本单位人员、也可以是其它单位人员。
⑧自定义专题及专业档案类型:因业务档案种类繁多,必须可自定义档案类型并添加,操作方便快捷。如新增个性化的字段,新增后在系统的各个功能区及统计中都能自动刷新。
⑨数据导出:能根据条件导出档案数据(包括全文),并支持多种格式。
⑩在线编研:用户可以将系统中各种档案信息通过全文检索制作成编研库,并实现在线的档案编研。
⑾全宗卷管理:全宗卷管理是实现对的全宗动态管理,内容包含全宗管理各个方面相关信息的统计、分析和管理工作。可对各种全宗的整理类信息、综合类、鉴定类信息等,提供了对档案实体的管理,并能自动打印出全宗卷目录和全宗卷封面。
3)档案**共享
①设置权限:提供不同的单位职责建立起不同的权限,每个帐号根据自己的权限处理档案**的权力。
②检索利用(全文识别和检索功能):提供多种检索方式,包括一体化检索、条件检索、全文检索等多种检索手段对档案信息进行查询,确保找得到所需的数据。提供高效率的全文检索系统,可以针对word、excel、html、xml、pdf等多种文件格式直接进行索引。对检索到只开放目录的档案可以直接电子档案的借阅、该借阅和审批流程直接关联,借阅时必须填写借阅开始时间、终止时间、借阅目的、借阅电子档案还是实体档案等。
③借阅管理:对找到的档案信息**,可以填写借阅申请单,提供多种形式的借阅管理,能针对条目和也能借阅全文;并且有借阅审批,借阅记录,电子档案到期自动收回等功能,能提供一整套流程进行操作。
④查阅出证:根据相关单位提出的查阅原件申请,经审批同意后,相关单位就可以直接打印出证。
⑤多文档格式支持:多文档格式支持技术应用于档案共享服务平台,可接收与管理各种结构化的如DBF、MDB、XLS等格式目录数据,WORD、WPS、RTF等格式文档数据,TIFF、JPEG、PDF等格式的全文图像数据及经OCR识别的TXT文字型数据,WAV、MP3等音频档案数据,MPEG、ASF、WMV等视频档案数据,与其他常用的XML、HTML等格式的档案信息数据;可以解决不同文件格式的各类档案**的在线浏览和权限控制等问题,利于数字档案**的安全在线利用。
⑥操作日志分析:管理员可以自定义拦截器来跟踪用户对档案的所有操作,可以通过操作用户、操作时间、操作内容进行查询分析,保证档案数据的安全。
⑦安全管理功能:该平台上访问的图片文件,并且通过水印技术防止屏幕截屏或拍照。
⑧打印功能:对所找到的信息**具备打印输出功能。
⑨通知公告发布:能提供发布通知、公告、文件等的编辑发布功能,且能下载。
4)电子文件接收
通过这个模块把OA提交的数据****中心各单位档案收发文库。
该模块实现与政务办公系统的无缝连接,办公政务系统移交来的数据包可以自****中心系统相应的各单位全宗里。接收的内容遵守“电子公文的归档管理办法”要求进行。
5)电子文件封装
通过这个模块把归档整理好的电子文件根据《文书电子文件元数据方案》(DAT46-2009)、《基于XML的电子文件封装规范》(DAT48-2009)规范中的要求进行封装。电子文件用Base64编码写入XML文件。考虑到历史数据已经进行过解包处理EEP封装要支持ZIP数据包封装和文件夹封装两种封装方式。
6)电子文件更新
系统接收进来的条目数据经过档案管理员的整理,补充档案元素信息(年度、保管期限、件号、档号、全宗号、文号、责任者等)或归档操作后,触发EEP数据包及预览文件同步更新并生成一个新的版本。
7)OA系统对接
预留标准接口,支持国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口标准、便于平台扩展和升级,保证能与其他应用系统快速实现对接。
8)系统管理
实现自定义组织机构、角色、权限、结构、流程以及安全性设置等。
①自定义组织机构:根据用户的实际情况自定义组织结构图,确立其从属关系。
②自定义角色:可以根据用户要求灵活定制各类角色。
③自定义用户权限:所有和数据相关按钮、功能都能定义到权限设置项里,供管理员给不同用户分配不同权限,支持分级管理模式,各基层单位可以管理本单位的用户,并定义用户对本单位档案的操作权限。
④结构自定义:各基层单位可在标准基础上自定义档案的著录栏目和档案的分类标准。
⑤数据表管理:可实现对数据库表的管理,能够定义各个模块里的表结构,字段的数据类型;相应的功能模块能自动识别新定义的表里的字段,用于识别新增的档案类型表的数据。
⑥流程自定义:系统支持档案借阅审批流程的图形化自定义界面。
5、应遵循的业务标准
(1)管理性标准规范
《中华人民**国档案法》
《中华人民**国保守国家秘密法》
《中华人民**国保守国家秘密法实施条例》
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》
《计算机病毒防治管理办法》
《计算机信息系统保密管理暂行规定》
(2)业务性、技术性标准规范
《电子文件归档与电子档案管理规范》
《照片档案管理规范》
《纸质档案数字化规范》
《档案服务外包工作规范》
《档案数字化外包安全管理规范》
五、其他要求
1、为了更好的保障工程质量,需成交供应商一并提供如下服务:
(1)本项目由采购人提供场地,成交供应商需自行提供电脑、扫描仪、打印机、加工软件等软硬件设施设备及相应耗材。加工场地应当安装摄像头,摄像头安装位置及数量应确保工作现场没有死角,加工期间场地所有录像数据完整保存,项目结算前不得删除、覆盖,项目结束后所有存储硬盘移交采购人,所需相关费用包含在本次投标报价内。
(2)由于该项目涉及业务规范,成交供应商需配合了解采购人相关业务知识及规章制度,掌握如档案正确、完整保密等实施标准。
(3)技术服务及力量保障:
为确保按时完成本项目,投标供应商需合理安排参与本项目的实施人员及人数。项目实施过程中,成交供应商投入本项目的人员若需调整,事先需经采购人批准。
(4)项目进行途中由采购人进行质检,有问题需及时解决。项目完成后,成交供应商有义务负责后续档案使用、运用问题的解决。
(5)由采购人监督,成交供应商负责档案作业前、后的移交搬运和整理上架工作。
(6)成交供应商应对作业环境的卫生,大门钥匙的使用及作业驻地的安全等进行管理。及时整理淘汰的物资,如档案袋、编织绳、纸张等。对被剔除但含有内容的纸张材料,成交供应商应另外集中存放,定期交由采购人进行处理。
(7)服务期及进度要求
1、档案整理及数字化加工服务期:1年。
2、综合档案管理系统应在2023年9月10日前完成系统建设。
(8)质保期
综合档案管理系统:
乙方须从完成系统整体建设后(试运行3个月),提供不少于一年的免费质保期服务。
****加工部分:
乙方须从项目整体验收合格之日起,提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后,乙方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务,提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。能2小时内到达现场,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证甲方的正常使用。免费维护期滿后提供的技术支持和维护,只收取成本价。
(9)付款方式:
成交供应商应在签订合同后向甲方提交预算金额5%的履约保证金(履****银行****公司出具的保函等形式),履约保证金待项目完成经验收合格后1年后无质量问题无息退还。
综合档案管理系统部分支付方式:
1)合同生效后7个工作日内,采购人向成交供应商支付综合档案管理系统部分金额的30%款项,项目完成并验收合格后支付剩余综合档案管理系统部分合同款,成交供应商向采购人开具相应金额的增值税专用发票。
****加工部分支付方式:
1)在成交供应商完成全部实际工作量并通过采购人验收合格后,成交供应商与采购人结算价款,成交供应商向采购人开具相应金额的增值税专用发票,采购人收到发票后向成交供应商支付至结算价款的100%。
2)每次结算(原则上半年一次)均需对已完成的项目进行质量验收,通过验收合格后7天内支付该笔费用。若成交供应商未达到验收标准的,采购人有权不予支付。
3)费用的结算方式:投标综合单价*结算数量计算。
(10)投标报价
本项目所涉及的报价,包括本次项目实施所需的物资、设备、耗材、劳务费、就餐住宿费、交通费、管理、保险、利润、税金等所有费用,供应商应列入而未列入其中的费用,均视为已包含在内,风险由供应商承担。
第五部分评标原则及方法
根据《**市市属国有企业采购管理办法(试行)》等有关规定特制定以下评标办法。
一、总则
评标工作遵循公平、公正、科学、择优原则和诚实、信誉、效率的服务原则。本着科学、严谨的态度,认真进行评标。择优选用,推进技术进步,确保质量、交货期,节约投资,最大限度的保护当事人权益,严格按照采购文件的商务、技术要求,对投标文件进行综合评定,提出优选方案,编写评标报告。对落标单位,评委会不作任何落标解释。投标人不得以任何方式干扰招投标工作的进行,一经发现其投标文件将被拒绝。
二、评标组织
评标工作由****委员会负责,评标全过程由有关部门指导监督。
三、评标程序
评标委员按照采购文件中规定的评标方法和标准,对投标文件进行商务和技术评估,综合比较与评价,根据综合评审结果,提交评审报告。
四、评标办法
本次采购采用百分制综合评分法,即投标人最大限度地满足采购文件实质性要求的基础上,按照采购文件的各项因素进行综合评审后,以评标总得分最高的投标人和次高的投标人作为第一和第二排序的中标候选人的评标方法。根据采购要求,总分设定为100分:技术标85分(权值85%),商务标(报价)15分(权值15%)。
五、评分细则
1、技术分的评定(85分)(权值85%)
各评委成员按下列评分项目进行评判,每人一张评分计算票,并记名。投标文件各****委员会成员各自评分,如某张票的一个因素项目超过规定的范围,则该张票无效。****委员会成员对各投标人的各项评分内容评分的算术平均值为各投标人技术分得分(小数点后按四舍五入保留2位)。
序号 | 评分内容 | 分值 | 评分标准 |
1 | 综合实力 | 11分 | 投标人具有有效的ISO9001质量管理体系认证证书、ISO14001环境管理体系认证证书、ISO27001信息安全管理体系认证证书、OHSAS18001(或ISO45001)职业健康安全管理体系认证证书、ISO20000信息技术服务管理体系认证证书,GB/T31950-2015诚信管理体系认证证书,ISO31000:2018风险管理体系认证证书,认证范围必须包括档案整理、数字化加工等(认证范围不符合不得分),每个有效认证得1分,最多得7分。注:上述内容需提供中国****管理委员会网站认证体系公示截图,否则不得分。2、具有以下档案管理系统软件著作权证书每个得1分,最多得4分:(1)档案数字化加工操作电脑监控系统软件著作权证书;(2)数字影像防篡改简单检测系统软件著作权证书;(3)档案加工涉密文件保护系统软件著作权证书;(4)档案数据安全加密系统软件著作权证书。注:上述内容须提供相关证明材料复印件加盖公章,未提供不得分。 |
2 | 同类项目业绩 | 1分 | 投标人2019年1月1日以来已完成的同类档案整理或数字化加工项目业绩,每提供一个有效业绩得0.2分,本项最高1分;注:同类项业绩必须提供中标(成交)通知书、合同复印件、通过验收证明材料并加盖公章(三者缺一不可),时间以合同签订时间为准,否则不得分。 |
3 | 项目理解及合理化建议 | 3分 | 根据投标人对本项目工作要点的理解和认识程度、对本项目实施所列的合理化建议及配合措施进行综合打分。(0-3分) |
4 | 产品与服务资质 | 5分 | 投标人具有有效的DA/S 004-2021《档案数字化加工服务类企业要求》的档案产品与服务类认证证书,五星级得3分;四星级得2分;三星级得1分。投标人具有有效DA/S 002-2021《计算机档案管理软件类企业要求》的档案产品与服务类认证证书,五星级得2分,四星级得1分。注:上述内容需提供中国****管理委员会网站(http://www.****.cn/)认证体系公示截图,否则不得分。 |
5 | 实施方案 | 35分 | 根据投标人提交的实施方案与需求的吻合程度、科学性、合理性进行综合评分:1、流程设计(0-7分):整理和数字化加工整体方案包括但不限于档案领取、档案整理、信息著录、档案扫描、图像处理、数据质检、数据挂接、数据备份、装订装盒、上架入库等工作流程设计。(1)科学性(0-3分);(2)合理性(0-4分);未提供不得分。2、进度控制(0-7分):进度控制方案包括但不限于工期进度总体安排、工作时限管理计划、加急和超期应对措施等内容。(1)科学性(0-3分);(2)合理性(0-4分);未提供不得分。3、质量管理(0-7分):质量管理方案包括但不限于保障体系建设、培训管理、过程与成果质量控制措施等内容。(1)科学性(0-3分);(2)合理性(0-4分);未提供不得分。4、安全保密(0-7分):安全保密方案包括但不限于原件保护、信息安全、员工保密、设备安全、现场管理等内容。(1)科学性(0-3分);(2)合理性(0-4分);未提供不得分。5、成果验收(0-7分):成果验收方案包括但不限于对成果的自检、质检、阶段预验收、综合验收、成果数据移交等内容。(1)科学性(0-3分);(2)合理性(0-4分);未提供不得分。 |
6 | 投入项目人员配置情况 | 18分 | 1、项目负责人情况(0-8分):拟担任本项目负责人具有各省市人社局(办、****档案馆员或档案中级职称及以上、市级或以上保密部门颁发的保密培训证书、省级档案部门颁发的岗位管理培训证书、省级档案部门颁发的档案服务项目经理高级研修班证书、本科及以上学历证书、3年以上档案整理及数字化项目管理经验(出具有项目经理签字的验收报告及优秀或满意以上评价的客户评价表,****公司履历均认可)的,以上全部具备的得8分,具有五项的得5分,具有四项的得3分,其他的不得分。(提供在本单位近连续六个月以上的参保证明扫描件加盖CA签章,未提供不得分)2、除项目负责人外,项目技术负责人情况(0-3分):拟担任本项目技术负责人同时具有省市人社局(办、厅)颁发的档案专业技术高级资格证书、省级档案部门颁发的档案保密培训证书及省级档案部门颁发的档案管理岗位培训证书得3分,缺一项不得分;(提供在本单位近连续六个月以上的参保证明(或退休证明)扫描件加盖CA签章,未提供不得分)3、其他拟派项目人员(除项目负责人、项目技术负责人外)(0-7分):拟派项目人员同时具有档案保密培训证书、档案岗位培训证书、档案服务项目经理高级研修班证书的,每人得1分,最高得7分。(上述人员必须提供相关证书复印件及在本单位缴纳近连续3个月及以上社保证明材料,未提供不得分。)注:上述1、2、3项要求中人员不重复得分,人员配置方案不得随意更改,人员调整须经采购单位同意。 |
7 | 投入软硬件情况 | 6分 | (1)软件配备(0-3分):根据拟投入本项目的数字化加工软件、管理软件的功能性和适应性进行综合评分。(须提供相关软件功能的截图,否则不得分)(2)硬件配备(0-3分):根据拟投入本项目的计算机、平板扫描仪、大幅面扫描仪、打印设备及其他硬件设备的数量、合理性、先进性进行综合评分。(须提供购买设备发票或租赁合同复印件并加盖公章,否则不得分) |
8 | 售后服务 | 6分 | (1)投标人具有有效国家标准《商品售后服务评价体系》GB/T27922-2011服务认证证书,得3分。需提供证书复印件和中国****管理委员会网站认证体系公示截图,否则不得分。(2)根据投标人售后服务机构距离、售后服务人员完整性及专业性、售后服务承诺及优惠条件等进行打分(0-3分);注:服务机构需提有效的营业执照及产权(或使用权)证明材料;服务人员需体现其岗位及专业职称。 |
注:****分所需的有效的证书和证明资料复印件(加盖公章)装订在投标文件中,未提供不得分。存在弄虚作假的后果自负。若上述涉及内容,附件格式未提供,请自行设计格式。
2、商务评分(15分)(权值15%):
满足采购文件要求且投标报价最低的投标报价为评标基准价,其余投标人投标报价与该基准价对比,计算出商务报价评分值(保留小数2位):
1)有效投标人的投标报价等于评标基准价时其报价分为满分15分;
2)其他投标人的价格分按以下公式计算:
投标报价得分=(评分基准价/投标人投标报价)×价格权值×100(保留小数2位)
3、有效投标人的综合得分为技术分和商务(报价)分的总和。
4、评标委员会认为投标人的报价明显低于其他通过符合性审查投标人的报价,有可能影响产品质量或者不能诚信履约的,应当要求其在评标现场合理的时间内提供书面说明,必要时提交相关证明材料;投标人不能证明其报价合理性的,评标委员会应当将其作为无效投标处理。
六、定标办法
1、确定中标候选人
1.1****委员会确定中标候选人。
1.2评标委员会依据法律、法规及采购文件有关规定按评审后得分(即技术分与商务分之和)由高到低顺序排序,得分前二名的投标人确定为该项目的第一和第二中标候选人(得分相同的,按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的并列。)向采购人推荐。
2、确定中标人
2.1采购人按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标人;也****委员会按照推荐的中标候选供应商顺序直接确定中标人。中标候选人并列的,采取随机抽取的方式确定。
2.2如中标人放弃中标、或者采购文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的;或未能在规定时间内与采购单位签订合同的;或者经质疑,采购人审查后,确因排名第一的候选人在本次采购活动中存在违法违规行为或其他原因使质疑成立的,采购人可以视情况直接确定排名第二的候选人为中标人或重新组织采购活动。
3、中标人确定后,采购人将在指定媒体公告中标结果,采购人向中标人发出中标通知书。
七、投标人义务
投标****委员会的询标,解答包括有关的商务、技术问题等。评标结束,所有评标资料存采购代理机构备查。