编制说明

1、签订合同应遵守《****政府采购法》、《中华人民**国民法典》。

2、签订合同时，采购人与中标人应结合招标文件第五章规定填列相应内容。招标文件第五章已有规定的，双方均不得对规定进行变更或调整；招标文件第五章未作规定的，双方可通过**协商进行约定。

甲方：****

乙方：****

根据招标编号为****的馆藏档案数字化项目采购项目（以下简称：“本项目”）的招标结果，乙方为中标人。现经甲乙双方**协商，就以下事项达成一致并签订本合同：

1、下列合同文件是构成本合同不可分割的部分：

1.1合同条款；

1.2招标文件、乙方的投标文件；

1.3其他文件或材料：□无。□（若有联合协议或分包意向协议）无。

2、合同标的

3、合同总金额

3.1合同总金额为人民币大写：壹佰壹拾万零陆仟元整（￥****000.0000）。

4、合同标的交付时间、地点和条件

4.1交付时间：2O22年12月31日需完成****000页档案，其余每年预计完成****000页和****000页完成合格的成品数据，项目验收合格数据正常运行使用。；

4.2交付地点：****指定地点；

4.3交付条件： 成果符合国家相关文件、技术规程及地方相关实施细则要求且经验收合格 。

5、合同标的应符合招标文件、乙方投标文件的规定或约定，具体如下：

基本流程与要求 1档案借调 中标人与****项目管理人员办理档案借调手续，借出待扫描档案。档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录。 2扫描前处理 2.1 抽密 2.1.1档案进入数字化外包工作流程前应先选出案卷中包含的涉密文件。已有涉密文件记录的，按照记录进行筛选;缺少密件记录的，需逐卷逐页翻阅案卷，根据文件上的涉密标识进行登记。 2.1.2当出现文件上标注有密级(秘密、机密和绝密)、文号为密字号、加盖密件收发章、密码电报等情况时，均属于涉密文件，但已进行解密或开放的除外。 2.1.3登记时标注有密件信息的一份完整文件为单位，填写抽密登记表，详细记录密级、页码范围等信息，形成规范的密件记录。 2.1.4 认真核对密件记录的准确性，将密件逐一放入专用文件袋中。文件袋要标注清晰，与密件一一对应。抽件要小心谨慎，注意保持密件的完整性，严禁遗落或损坏档案。 2.1.5抽出的密件应与非密件分开，单独有序存放，按照保密要求，严格管理措施。 2.1.6 数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，乙方停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交数字化部门。 2.1.7非密与密级档案分开进行扫描，编页接在非密件后，最后装订时放置在非密件后。 2.2 编写页码： 2.2.1对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号用铅笔划掉。 2.2.2一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。 2.2.3应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。左装订的卷，正面编在右上角，背面编在左上角；右装订的卷，正面编在左上角，背面编在右上角；上装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角。 2.2.4已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明； 2.2.5筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。 2.2.6折子页档案按自然页编页号 2.2.7一份文件在卷内被其他档案材料分开排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新编号。 2.2.8案卷封面、卷内目录、备考表、空白表格（两张以上相同的空白表格）、白纸及废草稿纸不编页号。 2.2.9如确认是废草稿纸，若卷内图文与前后文件没有任何联系的可以不编页号，但如果文件的内容能够连接，也可按顺序编号。 2.2.10案卷遇有特殊情况，由档案馆项目管理人员决定是否重新编号。 2.3 档案装订物拆除 2.3.1逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。 2.3.2拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经档案馆项目管理人员确认保持原貌；对无破损但折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。 2.4重份档案的处理： 同一全宗内，出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录中标注说明，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描；同一案卷内，出现的重复文件，应将重份文件置于备考表后编页，并在备考表上说明情况。 2.5档案保护性处理： 档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，并在备考表和目录著录项上说明情况，能够扫描的先扫描，而后进行专业修复。建国后的早期档案由于时间久远，纸张载体质量差，损毁较严重，对其进行修裱。裱糊数量低于该卷总量的2%不收费。裱糊数量达到或超过该卷总量2%的，由中标人与采购人协商处理。 2.6填写备考表 凡经数字化前整理的档案，应填写备考表，并由整理、编页、检查人员签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况。 3、档案扫描 3.1扫描方式 3.1.1档案根据档案情况选择A3/A4平板或高速扫描仪进行扫描。所有档案按档案编定的次序、档案幅面大小，选定区域，逐卷逐页扫描，并按档号排列原则逐层以单页形式保存。 3.1.2超过A3幅面的图纸档案，必须根据档案页面选择A2或A0的专业图纸扫描仪另行扫描。扫描完成后，将扫描形成的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。 3.2扫描质量要求 3.2.1每一卷（宗）档案的扫描均为卷内文件。每份文件中，只扫描文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、附件等。草稿、重复件及无关材料应予扫描。 3.2.2无论页面大小均自然平展开进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位。 3.2.3必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。 3.2.4纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辩率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辩率，以件为采用的最高分辩率为准。 3.2.5在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。 3.2.6初始扫描时，应将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。 3.2.7遇有浮贴时，原页若空白的不扫；浮贴揭开后原页扫1页，浮贴加原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。 3.2.8档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。 3.2.9图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。 3.3 特殊纸张扫描处理规范 3.3.1破损档案由前处理人员填写“破损档案送交修裱登记表”与破损档案一并交给档案管理人员，待修裱后再扫描。 3.3.2薄透档案用相同大小白纸衬底，再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时老化、破损现象，宜在扫描后再进行修裱处理。 3.4实物档案的数字化：对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理，以达到本项目要求的图像质量。 3.5电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。 3.6要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 3.7图片命名及组成必须与馆藏实体档案一一对应，****档案馆档案管理软件要求。 3.8扫描模式：采用彩色模式进行扫描。 3.9扫描分辨率：扫描分辨率标准为300dpi。 3. 10图像格式：图像文件采用TIF格式保存，开展图像光学字符识别（OCR），并能根据要求输出JPG，PDF、多页双层PDF格式。 3.11扫描登记 认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每卷（宗）的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交****项目管理人员审核同意后，进行处理。注明每一页幅面的大小A3或A4，A2或A0。 4、图像处理 4.1经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。 4.2对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理。以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于1度；方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。 4.3图像拼接。对大幅面的档案原件进行分区扫描时，应使各分区的大小尺寸相近、分辨率和曝光量一致，相邻图像之间的重叠面积不少于各分区面积的1/20。扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的完整性，并做好登记工作。 4.4将对应同一份纸质文件的单页JPEG图像文件，合并为多页TIF和可识别的双层PDF文件。图像合并时，要认真检查图像文件的页数、页序，确保图像文件页数、页序与纸质档案实体相一致。 5、图像质检 ****采取巡视检查流水线各环节，以及对中标人工作人员进行案卷的整理分件、编号、图像处理、扫描、数据存储备份等业务的指导等方式进行项目质检。 5.1中标人必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。 5.2对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合****数据质量标准的，才能递交****验收。 6、数据挂接 6.1以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名 称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接，挂接正确为100％。 6.2认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交****项目管理人员审核同意后，进行处理。 ★6.3要求数字化的档案数据能准确的与****档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确性，投标人需提供专项承诺函，否则视为无效标。 7、数据备份 7.1备份范围：将扫描形成的图像文件和文件级目录数据库经验收合格后应及时进行备份。 7.2备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。非密、密级应分别备份移交，数据需备3种格式（JPG格式、TIFF格式、多页双层PDF格式），DEF、XCL格式目录数据，备份在移动硬盘。（移动硬盘三套，蓝光光盘一套，由中标人提供） 7.3备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签和详细目录清单，以便查找和管理。 7.4备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 8、数据移交 8.1 移交内容：包括符合标准要求的档案数字化成果、原文数据、目录数据、数字化工作文档。 8.2扫描计量 档案扫描用A4或A3平板扫描仪进行，以扫描仪扫描产生的1个电子为1页计量。每一幅画应与档案实体实际页面一一对应。对于幅面大于等于A3的文件，按以下规则计算：1页A3=2页A4,1页A2=4页A4，1页A1=8页A4，1页A0=16页A4。 8.3 移交要求：数字化工作方案、数字化项目招标文件、中标通知书、项目合同书等凭证文件以及项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，在移交数字化成果时必须按要求向****移交。 9、档案的装订 案卷装订前，案卷封面破损的要更换，并按要求书写各项内容，对有修改的卷内文件目录需要重新打印并装订。对修改或重新拟写标题的目录数据必须做好标识向****项目管理人员移交。 9.1 装订技术要求 9.1.1 拆除档案上的金属物，如书钉、回形针、大头针和金属夹等。 9.1.2 恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报****项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。 9.1.3经核对无误的档案，应以文件左齐（裁口整齐）、下齐（地脚整齐），靠右侧装订，装订成品必须结实美观。 9.1.4 在整理过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页面，如果发现文件无装订边，必须用质地、颜色相近纸张加边后再装订。 9.1.5对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘连不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。 9.1.6对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。 9.1.7所有进行来修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订。 9.1.8对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一 线，既不漏页也不损害文件字符。 9.1.9档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。 9.1.10 填写登记表。 9.1.11案卷装订成册经质检合格后，按全宗分别排序装盒，上交档案管理员点收入库。 9.2装订人员要求 9.2.1爱护档案，自觉维护档案的完整与安全，牢固树立片纸只字都是宝的意识。 9.2.2不得仔细浏览档案内容，不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容。 9.2.3不得在档案上涂划、擦改。 9.2.4严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场。 9.2.5严格执行《档案装订工作规范》，确保档案装订质量。 9.2.6严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题。 9.2.7使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害。 9.2.8自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案及装订用具摆放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。 9.3档案实体验收 档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等视为不合格，合格率应达到98%以上方予以验收通过。 10、退卷归库 档案扫描完成后应及时归还，应与****项目管理人员办理相关手续，确保档案资料完好如初。

6、验收

6.1验收应按照招标文件、乙方投标文件的规定或约定进行，具体如下：

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等视为不合格，合格率应达到98%方予以验收通过。。

6.2本项目是否邀请其他投标人参与验收：

不邀请。

7、合同款项的支付应按照招标文件的规定进行，具体如下：

8、履约保证金

无。

9、合同有效期

叁年。

10、违约责任

在合同履行期间，任何一方未按约定履行本合同确定的义务，视为违约。违约方应按照合同总价款的5%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。。

11、知识产权

11.1乙方提供的采购标的应符合国家知识产权法律、法规的规定且非假冒伪劣品；乙方还应保证甲方不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，任何第三方如果提出此方面指控均与甲方无关，乙方应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若甲方因此而遭致损失，则乙方应赔偿该损失。

11.2若乙方提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的****机关认定为假冒伪劣品，则乙方中标资格将被取消；甲方还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理，具体如下：无。。

12、解决争议的方法

12.1甲、乙双方协商解决。

12.2若协商解决不成，则通过下列途径之一解决：

13、不可抗力

13.1因不可抗力造成违约的，遭受不可抗力一方应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，并在****机关证明后的15日内向另一方提供不可抗力发生及持续期间的充分证据。基于以上行为，允许遭受不可抗力一方延期履行、部分履行或不履行合同，并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。

13.2本合同中的不可抗力指不能预见、不能避免、不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害如地震、台风、洪水、****政府行为、法律规定或其适用的变化或其他任何无法预见、避免或控制的事件。

14、合同条款

建国后档案扫描及目录核对补录 ****000 页 单价：0.28元/页 合同模式：2+1 合同期限内考核平均分达85分及以上可续订一年合同 备注： 1、以上数量均为预估数量，最终按实际完成数量结算。 2、2O22年12月31日需完成****000页档案，若中标人无法按约定时间及验收标准提交****000成品数据，采购人有权终止合同。 3、其余每年预计完成****000页和****000页完成合格的成品数据，没有完成的按违约责任处理。

15、其他约定

15.1合同文件与本合同具有同等法律效力。

15.2本合同未尽事宜，双方可另行补充。

15.3本合同自签订之日起生效。

15.4本合同纸质文件一式 肆 份。****政府采购网上公开信息系统自动备案。合同纸质文本需与备案电子文本一致，以备案电子文本为准，具有同等效力。

15.5其他：□无。□ 无 。