一、项目内容

为促进档案实体和信息安全，全面落实上级关于做好档案“双套制”移交与接收工作的要求，推动档案事业高质量发展。****档案数字化服务项目，主要包括对纸质档案进行数字化加工前整理、档案扫描、图像处理、图像质检、目录核校、数据挂接、数据验收、数据移交、数据备份、实体归还等，并将完成加工的成果集批量入库挂接到现有的档案业务系统《**省电子文档管理系统馆版》中。本次采购将确定一家服务单位为采购人提供2003年度至2016年度的档案数字化服务，纸质档案数字化扫描数量约25万页、录入电子文档目录约5万条（数量为参考数据，最终以中标单价×加工数量按实结算），项目总成本控制在11.25万元内，成果数据差错率控制在5‰以内。

二、技术要求

符合《中华人民**国档案法》《中华人民**国保守国家秘密法》《中华人民**国数据安全法》《中华人民**国保守国家秘密法实施条例》等法律法规规定，以及中华人民**国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《中国档案机读目录格式》(GB／T 20163-2006)、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《档案服务外包工作规范第1部分:总则》(DA/T68.1-2020)、《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》（DA/T68.2-2020)、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）等服务规范及标准依据。特别说明：著录的规范和要求按照采购人的具体实际规定，中标人需书面承诺无条件遵守此项要求，不得因为相应标准出台时间的不确定或可能的变更而提出任何其他要求或增加费用，否则视为没有实质性响应。

（一）档案交接。中标人应根据采购人提供的待加工档案实体顺序调卷，不得提出档案种类和加工顺序更改，遵守采购人档案保管相关规定，提取相应数量的案卷，双方逐卷进行清点核对，清点核对完毕后，双方在《数字化加工档案出入库登记表》上登记、签字。中标人必须指派专人负责加工期间已调卷档案的保管、归还工作，如发生任何档案安全问题由中标人承担全部法律及经济责任。

（二）加工前整理。调取档案实体后，首先要对档案实体逐件梳理档号、校验页码、修整页面、拆除装订物（要求确保档案不被人为损坏）等工作。对档案实体有调整的，应报告采购人并在备考表上标明。

（三）档案扫描（禁用拍照方式）。按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）及采购人纸质档案数字化标准，按照档号顺序，逐卷、逐件、逐页进行扫描。档案扫描技术指标：数字副本内容完整、页面端正、图像清晰、便于阅读，图像页数与档案原件页数一一对应，数字音视频信息清晰、完整、不失真。纸质档案数字副本存储格式为JPEG和双层PDF两种格式各一套，色彩模式为24位真彩色，分辨率不小于300dpi。照片档案数字副本存储格式为TIFF、JPEG等，黑白照片采用灰度模式，彩色照片采用全彩模式，分辨率不小于600dpi。像素宽度（标准A4幅面）：2480像素；像素高度：3508像素(允许误差5%)。

（四）图像处理。按照《纸质档案数字化规范》（DAT31—2017）、《档案服务外包工作规范》（DA/T68.2-2020）等相关行业文件有关图像处理技术要求，对扫描后的原数据图像进行标准化处理，包括清晰度、方向调整、纠偏、去污、图像拼接等，使成品图像清晰、端正，并保证图像内容与原档案内容完全一致，遇有压边图章、文字等处理时要留白边，以证明文件扫全。①扫描后的原始JPEG图像需要进行优化处理，对图像清晰度、色调、偏斜、污渍、黑边进行调整、清除，使得图像清晰、端正、完整。②图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过±0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。③图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污裁边处理，保持页面整洁无噪点；文件装订孔形成的图像斑点应去除，档案文件整理过程中编制的失效编码等印记应去除(但档案原件本身原始页码的图像信息不清除)。④图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印章等。页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。⑤图像去底：通过图像处理软件逐页将扫描图像底色进行纯白色处理，根据各种档案纸张情况的不同进行逐页处理，同时进行字迹加深，原则为不能影响到电子档案的阅读和应用。⑥成品图像要求：整体清晰、美观（视觉感受），必须去除黑边和装订孔，在标准比例尺寸视觉内页面整洁无噪点。⑦对于大幅面档案文件，采用图像拼接技术，保证拼接处信息完整，不能缺少信息，且肉眼不能看出拼接痕迹，保持和原件一致。

（五）图像存储。①按文件级目录每条对应一份文件的原则，若是按卷整理的档案，依照“全宗号-目录号-案卷号-顺序号”方式命名，根据“全宗号-目录号-案卷号-件号”逐级建立文件夹；若是按件整理的档案，依照“全宗号-年度-保管期限-机构问题-件号”方式命名，逐级建立文件夹，形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内，将作为加工成品提交。②扫描图像页码顺序对照档案实体，必须完全一致；对漏扫的档案进行补扫；对不符合质量要求的图像进行返工重扫。

（六）档案著录。①对未著录机读目录的案卷进行录入，每卷档案录入案卷目录和卷内文件目录。对已有机读目录的案卷进行补录和校对修正，著录项主要包括：档号、题名、责任者、成文时间、文号、保管期限、年度、载体数量、密级、备注、所涉人名等，著录项格式需符合有关规范要求。②著录条目中涉及民生档案，如任免职、调动、退休、招工、转**级、合同协议、婚姻登记、迁移、知青、表彰等关于个人（组织机构）的档案，必须著录档案信息内的所有姓名（组织机构）。一份文件不管著录多少人名（组织机构）都只按一条条目结算。③对已录入校核的卷内文件目录或归档文件目录打印一式两份，一份装入原档案案卷或档案盒内，另一份按全宗分别单独装订成册（归档文件目录需打印不同年度、保管期限的归档文件目录封面）。

（七）数据挂接。将完成的数字化副本数据和文件目录数据批量挂接到采购人现有的**省电子文档管理系统中，并检查一一对应的关联关系，保证档案数据的准确性。

（八）档案还原。在图像质检和目录核校后，尽可能利用原孔，对档案实体进行还原装订，装订要结实、齐整(左边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读；对所有拆卷档案，均需按标准方法作装订复原处理，对破损的档案要修复。

（九）数据验收。①中标人须建立严格的质量检查制度，安排人员对数字化加工所有环节的工作进行详细的质量检查，以确保质量合格，并作好相关质检记录。②项目完工验收。以全宗为单位（即一个全宗为一批次），通过随机抽取不低于10%的卷（件）进行逐页比对的方法，根据档案实体、机读目录质量、图片质量、数字化加工记录单等，对中标人已完成数字化成果的目录数据、处理后的JPEG和双层PDF文件及数据挂接总体质量进行检查验收，对检查出的质量问题进行登记，抽查发现的问题一律退回中标人改正。以一千页为一次抽检单位，若任何一项错误率大于5‰，则全部退回中标人重新检查、整改，整改完成后再次提交验收，直至达到验收标准、验收通过为止。同一批次成果，若经中标人2次返工仍不能通过验收的，采购人有权单方面终止合同，并不承担违约责任，中标人须承担由此给采购人造成的全部损失。③未****档案局《纸质档案数字化规范》（DA/Ｔ31-2017）和《档案数字化外包安全管理规范》执行。

（十）数据备份。①为保证成品数据安全，备份方式应多样化，包括移动硬盘备份、光盘备份，备份所需的光盘和移动硬盘由加工方负责。②光盘刻录一式三份，移动硬盘备份2份。③备份的成果文件与相应的档案实体要一一对应、准确无误。④光盘封面需标注全宗名称、全宗号、光盘盘号、档号、起止年度以及刻录时间、光盘标签；移动硬盘需编制盘号、硬盘标签，标签与备份内容要一一对应，字体要工整、清晰。

（十一）档案归还。已完成数字化扫描的档案实体在清点无误后，中标人将其移交采购人，并办理归还手续，双方在《数字化加工档案出入库登记表》上登记、签字。

三、商务要求（实质性要求）

1.项目完成时间：2024年6月30日前完成。

2.供应商的投标报价包括相关服务费用、设备费用、人员交通、食宿费及相关税费等所有费用。

3.档案数字化处理价格均以A4幅面计算。对于大于A4幅面的纸质档案，按标准A4折合计算。

4.供应商必须在采购单位指定的场所完成数字化工作。

5.供应商须提供售后服务承诺书，为采购人提供为期一年的数据质保期，在一年内档案数字化问题数据应由供应商无偿整改，并对质保期内项目质量问题、数据迁移、数据汇集、技术支持服务以及上门服务响应时间等作出售后服务承诺,就服务的具体内容、措施、人员、服务网点等作出安排。

6.供应商必须保证所加工的成果数据完全匹配采购人档案管理系统（**省电文档案管理系统）的挂接要求。

7.本采购项目严禁转包。

8.付款方式：完成全部工作要求并验收合格后一次性支付款项。

四、安全保密要求（实质性要求）

（一）供应商必须承诺成交后与采购人签订并严格落实安全保密承诺书，保证档案材料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息（提供保密承诺书原件并加盖公章）。

（二）****服务中心的组织机构表（包括人员名单及其身份证复印件、涉密人员上岗****公司今年以来的任一次社保缴纳证明，以上材料均须加盖供应商公章，原件在签订合同前根据采购人要求备查）。

****加工场地的工作人员实行挂牌制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的擅自复制、传播行为。

（四）本项目制作过程中形成扫描图片、工作记录等所有材料的所有权归采购人所有，在任何情况下供应**不能将其转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

（五）进行数据移交时，供应商电脑上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次电子化加工的监管记录。

（六）不得在扫描场地使用与扫描无关的设备。

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2024年3月11日