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关于采购档案整理服务的公告

我局因工作需要,以挂网公告方式进行文书档案整理服务采购,符合以下条件的供应商可进行响应。

一、采购相关的要求

1.履约期及标的额:自合同签订生效之日起5个月内,结算总价以实际完成工作量计算。

2.服务地点:****政府7号办公楼10楼1004办公室。

3.供应商的资质要求（未达到以下资质要求的,将被视为无效响应）:

①具有独立承担民事责任能力

具体要求：提供有效的企业统一社会信用代码营业执照复印件；

②具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度

具体要求：提供2022或2023年度财务审计报告或基本开户行出具的资信证明复印件；

③具有履行合同所必需的设备和专业技术能力

具体要求：提供具备履行合同所必需的设备和专业技术能力承诺函；

④具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录

具体要求：提供2024年任意1个月缴纳税收和社会保障资金的证明材料（不需要缴纳税收和社会保障资金的提供相关证明材料）；

⑤承担过相关档案整理及数字化工作

具体要求：提供近三年内承担过的业绩证明材料（合同）复印件1个；

⑥****保密局颁发的乙级以上国家秘密载体印制资质证书

具体要求：提供有效的国家秘密载体印制资质证书复印件。

4.报价文件的组成:

①《报价一览表》（加盖公章）；

②法人代表对响应供应商代表的响应函及授权书原件、被授权代表的身份证有效复印件(有法定代表人签字章的可不提供)；

③有效的企业统一社会信用代码营业执照复印件；

④企业简介（含企业规模、近三年业绩材料、人员情况、质量服务承诺等基本情况）；

⑤报价人信誉、履约情况表；

⑥其它相关证明材料并加盖公章。

6.服务要求:

①供应方负责档案文件的收集工作，须派专业人员查验资料,确定完整后双方办理资料移交手续,必须确保资料的完整,不得遗失。

②供应方应严格履行保密义务,严格控制档案资料的接触范围,除履行职务的需要外,不以复制、摘录、泄露、公布、出借、赠与、出租等任何直接或间接的方式让任何第三方知悉或协助第三方知悉询价人的档案信息,也不在履行职务之外使用这些信息。未经采购方同意,供应方不得向第三方提供采购方有关的资料。供应方在档案数字化工作结束后,或于采购方提出请求时,必须返还全部记载着采购方档案资料信息的一切载体(含计算机内残留的数据信息)。若因供应方不遵守保密义务,每次须支付给采购方违约金人民币壹万元违约金，并按照《中华人民**国档案法》《中华人民**国档案法实施条例》等相关法律法规承担法律责任;给采购方造成损失的,供应方应承担赔偿责任。

③供应方在档案整理过程中不得损坏、丢失原始档案、文件等;

④供应方在档案数字化工作期间须与采购方签订安全保密协议,必****档案局的相关安全、保密制度规定及要求，不得携带手机及其他未登记的非工作必须设备进入工作场所。档案数字化服务后的各种资料所有权属采购方,不得私自复制留存，各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。不得以任何形式将档案原始资料及复制件带出指定工作现场,不得以任何形式产生泄漏、传播;不得无故查看、讨论档案内容等。

7.服务内容:

①文书档案整理：符合《**省实施细则》要求，结合本单位文件材料归档范围及保管期限表采用“年度-机构（问题）-保管期限”进行三级分类归档。

将零散材料和已收集的档案进行整理、分类、复查、鉴定、划分保管期限、编制页码、盖档号章、编制档号、条目著录、目录质检、档案装订、目录打印、档案盒信息规范化整理等。

②档案数字化制作：对已整理规范的档案进行数字化扫描、图像处理、图像质检、数据转换、数据备份、档案装订、数字化成果核对、档案上架。

③会计档案装档入盒：将已整理装订的档案进行分类、鉴定、划分保管期限、盖档号章、编制档号、条目著录、目录质检、目录打印、档案盒信息规范化整理等。符合现行有效中华人民**国档案行业标准的会计档案案卷与格式。

8、验收审核

采购人对成交供应商提供的纸质档案以及数字档案进行分批验收,数据验收以抽检方式进行。成交供应商提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的,成交供应商必须全面整改并达到规范要求，符合《**省实施细则》要求及相关档案行业标准。

全部档案验收“通过”的结论,必须经局分管领导审核、签字后方有效。数据验收合格后,成交供应商须将数字档案资料全部移交采购人。

响应供应商必须完全响应以上服务要求,否则视为无效询价响应。

9.响应报价要求

①报价为对应服务内容按件结算的含税单价。

②供应商在规定的报价截止时间前递交密封的响应报价文件，供应商一次性报出不得更改的价格，并对响应文件的所有技术和商务要求做出真实性及有效性承诺，并承担相应法律责任；

③询价工作组不与任何供应商就其报价进行谈判；

④质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求，同等资质条件下，报价最低的确定为供应商。

评审、定标原则:在所有的询价文件符合或高于询价采购文件各项要求的情况下,报价最低者为成交供应商;在此基础上报价相当的,以行业资质更优、服务承诺较优者为成交供应商。

二、递交文件截止时间及联系方式

贵司在收到本公告后，请将报价响应函（见附件）及其它资料文件一式3份独立装订成册，在密封袋封口处加盖公章；证书、合同等复印件需加盖公章。如有虚假证明，则取消响应资格。

提交时间：2024年7月12日—7月16日17点前（超时送达视为无效报价）。

提交方式：快件投递或直接送达方式送达，**省**市**区中华北路242号7号楼10层****。

联系人及电话：黄玉娟 张青锋

联系电话：0851-****6736 ****7117

****综合处

2024年7月12日

报价文件目录

1.报价响应函

2.授权委托书

3.报价一览表

4.其他报价文件资料:

附件1：报价人信誉、履约情况表

附件2：《企业法人营业执照》副本复印件(加盖单位公章)

附件3：企业简介

其他有关资料

报价响应函

致:****

根据贵方 文书档案整理服务 询价函,签字代表 (全名、职务)经正式授权并代表投标报价人 (报价人名称)提交询价函要求提供的其他有关文件,包括:法人代表授权委托书;

报价一览表;按询价函要求提供的其他资料。

据此函,签字人兹宣布同意如下:

1.我方已详细审核并确认全部询价函,包括澄清、修改或补充询价文件(如有时)及有关附件。

2.一旦我方中标,我方将按照询价函要求和报价文件中的承诺提供相应的服务,并承担相关国家有关法律法规责任。

3.我方同意所提交的报价文件,在报价文件递交之日起30日历日内有效,在此期间内如果中标,我方将受此约束。

4.除非另外达成协议并生效,贵方的中标通知书和本报价文件将成为约束双方的合同文件的组成部分。

报价人: (盖单位公章)

地址: 电话:

法定代表人 (签字或盖章)或委托代理人: (签字)

日期: 年 月 日

授权委托书

致:****

本授权书宣告,在下面签字的 (法定代表人姓名)以法定代表人身份代表本单位授权; (授权委托人姓名),其合法身份证号码为 ，作为本单位的合法授权代表,授权其在编号为 号的文书档案整理服务项目询价过程中,以本单位的名义, 并代表本人与你们进行磋商、签署文件和处理一切与此事有关的事务。授权代表的一切行为均代表本单位,与法定代表人的行为具有同等法律效力。本单位将承担授权代表行为的全部法律责任和后果。

本授权委托书期限自 年 月 日起至 年 月 日止。

授权代表无权转让委托权,特此委托。

报价申请人: (盖单位公章)

法定代表人姓名: (签字)

委托代理人姓名: (签字)

日 期: 年 月 日

（注:报价文件由报价人法定代表人亲自签署的,不必提交本授权书。）

报价一览表

****：

根据贵单位《询价函》上明确的需求，我司对本次文书档案整理及数字化服务项目采购做出报价如下：

报价响应供应商: （盖单位公章）

法定代表人: (签字或盖章)

或委托代理人: （签字或盖章）

日期：