归档技巧介绍
招投标工作结束后,相关工作人员需对招投标资料进行归档保存,那么具体怎么归档呢下面小编为大家带来招投标资料归档技巧介绍。有需要的朋友快来看看吧!
一、招投标资料分类技巧
1、可以按照设备或工程的主体单位分类;
2、可以按照设备和工程分为两类;
3、可以按照金额分类,大额的一类,小额的一类;
4、具体怎么分类根据你们单位的具体情况而定。
5、最后每个招标把全套的资料归到一个档案袋中,**全套的招标文件、投标文件(尤其中标文件)签到表、开标记录、定标报告、中标通知书等,档案袋外面写明开标日期和项目名称。以将来调取方便分类管理。设备归设备,基建归基建;方便将来调阅。
二、招投标资料归档内容
1
书面资料包括但不限于以下内容:
1、****公司至少留存三份原件);
2、招标方案或计划;
3、招标文件(含招标公告);
4、招标代理工作汇总报告(即开、评标资料汇总);
5、中标通知书(原件);
6、业主意见反馈表;
7、中标人的投标文件(一套)。
22
电子资料包括但不限于以下内容:
1、委托代理协议(扫描件);
2、招标方案或计划(电子版);
3、招标文件(含招标公告,电子版);
4、评标报告(扫描件);
5、业主意见反馈表(扫描件);
6、中标通知书(扫描件);
7、招标公告网页版图片(所发布的网站);
8、中标公示网页版图片(所发布的网站);
三、招投标资料归档时间
1.委托代理协议:招标文件出售前,必须返回,否则招标文件不予盖章,特殊地区的情况须提前递交情况说明,报公司领导批示。
2.其他书面资料:中标公示发布后15日内必须返回全套资料,且资料内容满足本办法要求。****公司发布后20日起,****公司或项目部所有业务。
3. ****公司前1天,必须将电子资料建立****综合部邮箱。
开标完毕后不会让你取回投标文件。不过在一种情况下是可以取回的,那就是废标,这个废标是在没有评审前的废标情况,也就是拒收标书或者已经递交,开标一览表没有盖章签字,这样就直接废标了。标书就可以取回。
根据《政府采购法》第四十二条规定,采购人、****政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。