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《出生医学证明》档案整理服务项目

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文

件

招 标 人 ：****

发 布 日 期 ：2024 年11月

项目名称：****《出生医学证明》（2013-2018）档案整理服务项目。

最高限价金额：4.5万元(大写：肆万伍仟元整)，单价不高于5元/份。报价人的报价总价和单价均不得高于最高限价，否则按无效标处理。

服务内容：询价方2013-2018年《出生医学证明》纸质档案整理、制作与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等，数量约9000份，具体数量以实际整理数量为准。

合同履行期限：自合同签订之日起3个月内完成，****档案馆指定位置。

本项目不接受联合体。

1、满足《****政府采购法》第二十二条规定；

2、具有独立法人资格，具有独立承担民事责任的能力;有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证或者三证合一。

3、本项目的特定资格要求：

（1）投标人需具有涉密档案数字化加工资质即国家秘密载体印制资质证书；

（2）投标人自2021年1月1日（以合同签订时间为准）以来，承接并完成出生医学证明档案整理数字化服务的项目，业绩须同时提供,①服务合同的复印件或扫描打印件；②项目发票（发票至少提供1张，且开具日期须在本项目招公告发出日期之前）复印件或扫描打印件；③经采购人盖章验收合格的相关证明文件。

4、信誉要求：投标人不得存在以下情形：

①****法院列入失信被执行人的；

②投标人或其法定代表人或拟派项目经理****人民检察院列入行贿犯罪档案的；

③****管理部门列入经营异常名录或者严重违法企业名单的；

④投标人被税收部门列入重大税收违法案件当事人的；

⑤****政府****政府采购严重违法失信行为记录名单的；

⑥在“信用中国”网站上披露仍在公示期的严重失信行为的；

三、服务标准及要求

****档案局发布2020年6月1日实施的《档案服务外包工作规范》的文件规定， 明确了档案服务外包的业务类型，询价方 2013-2018年出生医学证明纸质档案整理、制作与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等约9000份（具体数量以实际整理数量为准），现进行委托服务整理。

1、整理周期

整理档案周期不超过3个月，****档案馆指定位置。

2、档案整理

（一）档号结构

全宗号一级门类代码﹒二级门类代码﹒问题代码﹒年度﹒保管期限代码一形成单位代码一件号。

（二）、具体要求

1.全宗号。档案馆给立档单位编制的代号，采用4位数 字或者字母与数字结合标识，例如“0000”。档案馆未进行编制且今后不予编制独立全宗号的档案形成单位，统一使用本级卫生健康部门全宗号。

2.分类代码。 由“一级门类代码” “二级门类代码”“问题代码”构成。

（1）一级门类代码：出生医学证明档案一级门类为“专业档案”,采用2位字母标识，为“ZY”。

（2）二级门类代码：出生医学证明档案二级门类为“出生医学证明”,用“出生证明”开头大写字母“CSZM” 标识。

（3）问题代码：出生医学证明档案通常分为“首发” “补发” “换发”共3个问题，分别用 “SF” “BF” “HF”标识。

3.年度。发证年度，采用4位阿拉伯数字标识，例如“2008”。

4.保管期限。均为“永久”,用“Y”标识。

5.形成单位代码。档案形成单位代码，采用3位大写字母标识，例如“滁****卫生院”代码为“SJW”。

6.件号。采用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”不足，例如“0001”。

7.确保在整理（含数字化）过程中不对档案原件造成二次损伤。如因原件粘贴，不能完全做到不损伤，须先对档案原件进行备份，并将情况如实汇报给询价方。

8、扫描和信息录入。应录入与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、电子目录等，****档案馆入馆要求提交光盘等存储信息。

1）扫描前，根据档案整理规范的要求对档案实体进行拆卷检查，发现问题及时修正（如未编页号或编制有误等）；对轻微破损的页面进行技术修复；破损严重、无法直接进行扫描的页面，应在《纸质档案数字化流程交接单》中注明并及时告之采购单位，进行协商处理；对严重折皱不平影响扫描质量的文件应先进行相应处理（压平或熨平等）。

2）根据档案实体对电子目录进行逐条的核对与补漏，确保文档与目录的一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。

3）区分扫描件和非扫描件：重份文件、有原件的复印件等可不扫。

4）根据档案扫描要求选择相应规格的扫描仪，图纸案卷必须使用专门的图纸扫描仪。

5）扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等，可适当提高分辨率。

6）扫描模式：档案的有文头和章印的纸张采用彩色、档案图纸采用彩色，其他采用黑白。

7）扫描图像文件存储格式：原始.jpg">下载

8）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

9）对扫描图像进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；

10）扫描图像的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

11）对扫描图像文件进行核对与检查，确保图像页面与档案原件页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

12）扫描完成后，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，并确保文件排列顺序正确，无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。

9.装订。 资料装订应符合以下规定：

1）材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行裁剪；

2）破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制与原件一起存档，原件在前，复印件在后；

3）幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；

4）卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

5）卷内材料应向左下角对齐，****中心线距材料左边际应为12.5mm；

6）应在材料左侧采用线绳装订；

7）材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

8）卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅；

10、成交投标人需自携扫描设备并派员上门提供加工和整理服务，扫描设备性能良好，分辨率在300DPI以上；采购单位只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导、档案原件以及数据验收，其他工作内容及责任均由成交投标人承担。

11、项目实施过程中使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作。

12.制作《档案出、入库登记表》、《纸质档案数字化流程交接单》、《数据验收报告单》等，详细记录数字化过程中每一个环节的工作情况及责任人,确保档案实体安全。

（三）示例

0000-ZY﹒CSZM﹒SF﹒2008﹒Y—SJW—0001

⑴.具体式样

⑵.规格及填写要求

Ⅰ、规格。统一采用文书档案归档章格式，规格为：长3×15mm, 宽2×8mm。

Ⅱ、填写要求：统一填写相应代码

①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，采用4位数字或 者字母与数字结合标识，例如“0000”。档案馆未进行编制且今 后不予编制独立全宗号的档案形成单位，统一使用本级卫生健康部门全宗号。

②年度：发证年度，采用4位阿拉伯数字标识，例如“2008”。

③件号：采用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，例如“0001”。

④分类代码：由“一级门类代码” “二级门类代码” “问题代码”构成。

A、一级门类代码：出生医学证明档案一级门类为“专

业档案”,采用2位字母标识，为 “ZY”。

B、二级门类代码：出生医学证明档案二级门类为“出

生医学证明”,用“出生证明”开头大写字母“CSZM” 标识。

C、问题代码： 出生医学证明档案通常分为“首发”“补发”“换发”共3个问题，分别用 “SF”“BF”“HF”标识。没有此类材料，则不设置此字段。

D、保管期限：均为“永久”,用“Y”标识。

E、页数：本件档案的页面总数，文件中有图文的页面为一页， 一般用整数阿拉伯数字标识。

Ⅲ.填写示例

出生医学证明档案目录数据基本字段项要求

注 ：各县(市、区)档案部门可根据实际需要，自行决定是否增加“出生孕周”“出生体重”“出生身高”“母亲年龄”“母亲民族”“开放标识”“公开属性”“生成方式”“计算机文件大小”“计算机文件格式”“规格(CM)”等著录项。

档案盒封面及盒脊式样