因机构整合，我单位需对工程档案、文书档案及纸质档案进行梳理与优化，进行标准化整理及建立电子档案目录。经研究，拟采用询价方式邀请资质单位进行档案标准化整理工作。欢迎具备条件的供应商参加报价，并给予复函。
一、项目内容及要求
1.制定档案****档案室设计方案，协助完善档案管理制度，明确岗位职责及工作流程，确保档案管理内部控制程序科学严谨、可操作性强。
2.****水务局移交的约2000多件各类工程档案资料全面整理，按档案整编规范整编。
3.对我单位2024年度形成的档案严格按照国家标准进行重新分类整理及数字化服务，统一档案整编（包括工程档案盒、填写盒脊背、上柜、柜编号制作等）。
详见附件采购服务清单及需求。
二、供应商资格要求
1、符合《政府采购法》第二十二条规定。
2、供应商必须是独立法人，持有有效的企业法人营业执照。
3、供应商需具国家秘密载体印制资质证书；档案整理、档案数字化能力服务的等级证书。
4、本项目不接受联合体投标。
三、项目资金及结算方式
本项目预算为陆万元整。签订合同后，先行支付合同价60%，待完成全部工作内容、经验收合格后10日内支付尾款。
四、报价时间及要求
1.报价时间：2024年11月29日上午9:00前递交报价回复函。
2.报价地点：****。（**市姥****管理局环保楼410室）
3.报价要求：按照服务清单报价表格式进行报价，报价不得超出项目预算金额，超出预算的报价，视为无效报价。
五、供应商复函须知
1.****公司加盖公章。复函由报价函、参与本项目服务的项目组人员名单及执业资格、近三年业绩证明材料。
2.供应商递交报价函须同时递交盖章的营业执照复印件。
3.供应商报价函加盖公章密封递交（未密封视同无效报价）。
六、询价方式
我单位将按同等条件下有效最低价中标原则选定成交单位。价格相同者，****小组抽签决定。若现场报价不足3家将择期再次进行询价。
七、联系咨询方式
联系人：洪学忙 电 话：188****8200
附件一：采购服务清单及需求
附件二：法人授权书（格式）
附件三：投标函(格式)
****
2024年11月25日
附件一：采购服务清单及需求
报价表 单位：元
| 序号 | 项目内容 | 数量 | 单位 | 单价 | 合计 | 备注 |
| 1 | 档案制度体系完善 | 1 | 项 | |||
| 2 | ****档案室设计方案 | 1 | 项 | |||
| 3 | 2024年度形成档案整编归档和电子化扫描 | 500 | 件 | 预估数量 | ||
| 4 | ****水务局移交工程档案规范化整编归档 | 2000 | 件 | 预估数量 | ||
| 总价 | ||||||
| 注：以上为预估数量，最终结算以实际发生数量乘以单价进行计算，不得超过预算控制价。 | ||||||
投标单位（盖章）：
日 期：
服务要求
《****机关档案工作目标管理考核办法》
《中华人民**国档案法》
《归档文件整理规则》中华人民**国档案行业标准 DA/T22-2015
《档案著录规则》DA/T18-2022
《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2016
《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017
《档案数字化规范》****档案局
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第八号
《档号编制规则》（DA/T 13-2022）；
《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）；
《文书档案案卷格式》（GB9705—88）；
《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）；
《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）；
《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）管理标准
《中华人民**国档案法》
《中华人民**国保守国家秘密法》
《中华人民**国档案法实施办法》
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委〔2003〕4 号)
《计算机病毒防治管理办法》
《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
上述标准如有最新版本，按最新标准执行。未尽事宜按照国家、省、****管理部门及采购人其它有关标准和规定执行。
工作环节主要包括：档案接收、目录录入、整理前处理、档案装订、数据质检、档案入库、档案整理验收等工作，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。
（1）档案接收：在采购方档案加工区特定交接台接收档案原件，并对卷内档案进行核验和登记，经采购方提调负责人复核确认后，双方共同签署《档案出库交接单》，办理交接手续。
（2）目录录入：要求根据档案实体对电子目录进行逐条录入，录入完之后要核对，发现有缺少或不完整的电子目录要进行补录和完善，确保档案与目录的一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。
（3）整理前处理：
a、清点核对：逐卷、逐件、逐页核对档案排序、档案数量、档案编号、清点页数，并在目录中添加每件应扫描页数；（对于原页码错编或漏编的档案，需根据档案实体的情况重新编页号，并根据更正后的页号打印新的卷内目录以替换原有的卷内目录）。
b、清除档案积尘：对粉尘进行处理，对霉变档案进行去霉处理；
c、档案修补展平：对开裂档案进行简易修补，对褶皱档案进行展平处理，并在案卷备考表中添加档案原件修复处理信息。
（4）档案装订
a、认真核对档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员；
b、经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册；
c、对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符；
d、系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度；
e、装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。
（5）数据质检
为保证项目的总体实施质量，要求加工方对档案整理中各环节进行全面检查，具体质检目标如下：
档案装订：检查所有档案的装订情况，差错率控制在万分之二以内。
目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。
条目与纸质档案检查：正确率达到100%。
（6）档案入库：质检完成后要及时归还档案。中标方要保持档案原件的排列顺序，不缺少、缺漏档案原件，保证档案原件完好完整，与采购方项目管理人员办理书面归还手续，档案清点合格率达100%。
（7）档案整理验收
a、档案实体验收
逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，招标方将根据合同和相关法规向中标方要求赔偿并追究法律责任。
b、样品数据验收
中标方应先期完成10卷档案整理样品，并将样品数据交由采购方预检，验收合格后，所有档案整理均应符合样品标准。
3、数字化加工服务要求
档案扫描要求：
(1) 扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
(2)扫描分辨率：不低于 300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
(3)图像存储：采用 JPEG 格式进行不加密存储。
(4)其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
图像处理要求：
(1)纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。
（4）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
还原装订要求：
库藏档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。
数据挂接要求：
（1）档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，通过网络挂接入采购人档案管理软件。
（2）中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确，数字化加工成果能在采购档案管理软件中有效检索和显示。
数据验收要求：
以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的 5%。
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于95%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。
其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。①档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；②扫描图像：漏扫率≤0.2‰；③图像质量：图像质量情况完好率99%；④图像格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰；⑤著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰；⑥条目与图像挂接：挂接正确率100%；⑦档案原始材料：100%不缺失。验收“通过”的结论，****小组审核、签字后方生效。
数据备份要求：
（1）验收合格后及时备份，为保证数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。
（2）数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。
（3）数据验收合格后，中标方需将加工所得的电子文件转存到移动硬盘上，一式三份，内容包含类、卷或件。
4、安全保密要求：
本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。
5、人员配备要求
(1)项目工作人员着统一工作制服挂牌上岗。人员进场前须签订保密协议；
(2)参与项目的所有人员须无犯罪记录，项目须配备相应的管理人员、操作人员和质检人员。项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量；
(3)供应商需按照上述对人员的要求提交满足要求的资料，经采购人验证通过后方可进场施工；
(4)项目工作人员应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，中途不得随意更换（特殊情况需提前向采购人面申请）。
(5)供应商人员需遵守档案业务性标准规范，档案业务技术性标准规范，服务供应商有完整的售后服务方案。
6、售后要求
供应商须提供从项目整体验收合格之日起，一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，供应商负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，全方位响应需求。能1小时内响应，如需要到达现场解决，最迟在8小时内到达现场。
附件二：
本授权书声明： 公司授权 （被授权人的姓名、****公司的合法代理人，参加****组织的“档案标准化整理”项目的采购活动。****公司处理投标过程的一切事宜，包括但不限于：投标、参与开标、谈判、签约等。投标人代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。投标人代表无转委托权。
本授权书自出具之日起生效。
特此声明。
被授权人（签字）： 性别： 身份证号：
法人代表（签字）：
授权单位（公章）：
日 期：
附件三：
致：****
根据贵方“档案标准化整理”项目的询价采购邀请公告，正式授权 （姓名）代表投标人 参加该项目的采购活动。我方已详细审查全部采购文件和有关附件，据此我方郑重声明以下诸点，并对之负相应的法律责任。
1、我方根据询价文件的规定，严格履行合同的责任和义务,并保证于买方要求的日期内完成服务，并交付买方验收、使用。
2、我方已详细审核全部询价采购文件，我方知道必须放弃提出含糊不清或误解的问题的权利。
3、我方同意从投标人投标前须知规定的询价日期起遵循本投标书，并在投标人须知规定的投标有效期之前均具有约束力。
4、同意向贵方提供贵方可能另外要求的与其投标有关的任何证据或资料。
5、我方完全理解贵方不一定接受最低报价的投标。
投标人单位： （公章）
日 期：
换一批