****合同管理规定（试行）

第一章总 则

第一条为进一步规范****(以下简称”学校”)合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据相关法律法规，结合学校实际，制定本规定。

第二条本规定所称合同，****学校名义与其他民事主体签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

本规定所称的合同管理，主要是指合同管理主体对合同的调研论证、编制起草、审核审批、订立履行、变更解除、纠纷处理等活动过程的全方位管控。

第三条凡对外签订买卖、供用电水气热力、赠与、借贷、租赁、承揽、建设工程、运输、技术、保管、仓储、委托、行纪、居间、联营、合资**以及其他产生权利义务关系的合同均应遵守本规定。

劳动用工类、行政管理类合同不适用本规定。

第四条订立、履行合同应当遵循自愿、平等、公平、诚信的原则，遵守法律法规，尊重社会公德。国家或上级单位对合同有特别规定的，按相关规定执行。

合同应当采用合同（协议）书的形式。不得以口头形式订立合同。

第五条合同管理实行“谁签约，谁负责”和“谁主办，谁负责”的原则。合同承办部门按职能划分，对各自业务领域的合同开展全方位管控。任何部门或个人，不得未经授权或超越授权，对外签订合同。

合同管理应当遵守保密管理法规制度，使保密管理在合同管理过程中全覆盖。

****公司统一的合同管理体系、合同标准体系和数据架构体系，实现管理方式由线下转为线上、管理阶段由审核审批向全生命周期管理转变，实现合同管理的信息透明、过程规范、管理精细、文本优质、运作高效、数据准确及业务协同。

第二章管理体系

****领导小组为合同管理的最高决策机构，由校长担任组长，成员由各分管校领导、校长助理、各部门、****学院的负责人，以及学校外聘法律顾问组成，职责包括：

（一）制定或修订合同管理制度或管理流程；

（二）核准合同专用章的使用废止；

（三）研究合同管理奖惩方案；

（四）其他与合同管理相关的重大事项。

第八条审计法律处是合同主管部门，****小组的办事机构，负责****领导小组的相关决议，以及组织开展合同管理的合规管理、风险防控、内控建设和信息化建设，职责包括：

****学校合同管理制度、流程；

（二）汇总、编制学校合同管理工作台帐；

（三）为合同的订立、履行及争议处理提供法律支持；

（四）参与合同的评审，审核合同的合法性、规范性；

****学校合同专用印章；

（六）宣传合同法律知识，****学校合同管理业务培训和考核；

（七）按照业务执行与监督分离原则，依职责对合同签订、履行行使监督职能；

（八）组织开展合同管理信息化建设；

（九）其他合同管理事务。

第九****管理部门是合同承办部门。合同承办部门负责人是合同管理责任人，职责包括：

（一）完成合同立项、市场调研、组织谈判、起草、供应商管理、资信调查及评审签约、履行验收等流程；

（二）健全完善部门合同管理台账、编号、报表；合同备案及相关材料的归集与存档；

（三）全程跟踪合同履行，在职责范围内处理合同纠纷，对合同履行中存在的问题及时反馈合同主管部门；

（四）负责各自业务领域内合同管理的风险评估、防范和内部控制建设；负责完善各种领域的管理工作细则、配套文件的制定与修改；

（五）其他与承办部门有关的职责。

第十条合同承办人是具体办理合同业务的人员，职责包括：

（一）在授权范围内负责合同的市场调查、主体资信审查，对重大合同形成书面意见；

（二）在授权范围内负责合同的谈判、拟稿、签订、履行、变更、终止、解除和纠纷的处理事宜；

（三）负责管理合同过程版本，确保合同盖章版本与经审批修改后的最终版本一致；

（四）在授权范围内负责所承办合同债权的催收；

（五）收集、整理、归档合同资料；

（六）对合同的真实性、资料的完整性负责；

（七）其他应由合同承办人负责的事宜。

****办公室、审计法律处、财务处是合同评审常设部门。按照各自的职责，开展对合同的综合评审。

党政办公室负责合同项目申请流程的审核管理；财务处负责对合同的财务合规性、资金收付条款、保证金收取、结算方式等进行审核；审计法律处负责审核合同签订的程序和形式是否符合法律要求，并协调合同承办部门提出的法律问题。涉及到知识产权条款的，科研处应参与审核，主要审核合同项目中知识产权权属、许可使用范围是否明确等。

第十二条根据合同性质和具体内容，合同主管部门、合同承办部门均可增加其他相关部门、二级学院或有关专家参与对合同评审。

第三章合同的分类管理

第十三条依据标的额和复杂程度分为重大或法律关系复杂合同（以下统称重大合同）、一般合同。下列合同为重大合同：

（一）公开招投标项目订立的合同；

（二）标的额在100万元以上的技术类合同（含技术开发合同、技术转让合同、技术许可合同等）。

（三）购买单台价值在20万元以上的设备（含仪器设备、车辆、软件等）或累计100万元以上设备（含仪器设备、车辆、软件等）的；购买标的额在10万元以上的办公用品采购合同或标的额在50万元以上的原材料采购合同。

（四）标的额在20万以上的承揽类合同（含加工合同、定作合同等）。

（五）标的额在200万元以上的建设工程总承包合同或标的额在30万以上的建设工程勘查、设计、施工及监理合同等或标的额在10万以上的建筑维修合同。

（六）标的额在20万元以上的动产租赁合同或标的额在50万以上的不动产租赁合同。

（七）标的额在10万元以上的委托代理合同（含委托合同，如咨询、评估、审计、法律相关第三方机构服务合同；行纪合同、中介合同等）。

（八）标的额在10万元以上的综合类合同（服务合同，如物业服务、网络通信服务及运维服务合同；运输合同，供应电、水、气、热力合同等）。

（九）金融类（含综合授信合同、借贷合同、融资租赁合同等），投资类（含固定资产投资合同等），资产处置类（含产权（股权）转让合同、无偿划转合同、资产置换合同等），以及框架协议、**意向书等其他法律文件类合同。

（十）“三重一大”决策事项的合同；

（十一）重大战略**、联营、国际**、不动产产权变更的合同以及合同期限在三年以上的合同；

（十二）其他法律关系复杂的合同。

重大合同以外的合同为一般合同。

第十四条只明确单价或计费标准，或在订立合同时暂无法确**算总金额的合同为批量合同或框架合同，按项目预算金额区别是否属于重大合同。

第四章印章管理和授权委托

****学校****学校合同主管部门负责管理及登记使用台账；未经批准，不得将合同专用章携带外出使用。

除法律法规、上级主管部门或对外单位有明确要求以外，****学校行政代章、部门、二级学院印章。

授权委托由合同承办部门按年办理。专项授权适用于重大合同和指定项目合同，授权期限最长不超过一年。长期授权委托在年初提出申请，经过审批后集中办理，一般一年办理一次。

第十七条一经授权，代理人的相关签字确认即产生相应的法律效力。代理人应清楚知晓授权的内容并谨慎行使代理权，该代理人的****学院负责人对其行为承担连带管理责任。

第十八条 授权委托书申办程序：

（一）合同承办部门填写授权委托书申请表；

（二）合同主管部门签署意见；

（三）业务分管领导签署意见；

（四）法定代表人审核批准；

（五）合同主管部门填制并发放格式《授权委托书》。

第十九条代理人应当在授权的权限和期限范围内行使代理权。禁止无权、越权代理，未经授权、超越授权范围或代理权限终止后签订的合同，一律由承办人承担责任。

禁止转委托。

第五章合同前期准备

第二十条订立合同应当经过资信调查、合同谈判、合同起草、重大合同评审、业务会签、财务审核、法律审核、合同审批、授权委托、签字盖章等环节。

第二十一条合同订立前，应当开展与合同项目相适应的市场调查，对潜在的签约对象进行资信调查。其中：

（一）市场调查包括国家法律法规政策依据、相关行业动态、标的物的市场分布、价格动态等；

（二）资信调查包括潜在签约对象的主体资格、资质能力、代理人资格、经营信用、技术和生产能力、产品质量、资产负债状况、失信情况、重大法律纠纷和诉讼情况、重大违法违规情况等进行调查，以确认签约对方的法律状态、承担民事责任的能力。

财务处、审计法律处等部门可以参与重大合同的市场及资信调查。

第二十二条严禁与存在履约风险的单位或个人签订合同；严禁与被纳入失信名单或黑名单的单位或个人签订合同。

第二十三条签约对象的资信情况由合同承办部门在组织合同评审时与合同文本一并提交评审，作为合同评审的重要依据。必要时，合同主管部门、合同承办部门可以委托专业机构协助完成对合同的公证、鉴定、法律论证等工作。

第二十四条出租、培训、经营、**等项目合同，合同承办部门也应严格执行相关规定，对合同相对方的经营履约能力进行调查。主要包括其以往的履约情况；资金能力是否满足合同需要；企业管理及经营状况；是否存在重大事故或诉讼和其他可能影响收益或合同履行的因素等。不得与不具备履约条件、不守信用的主体签订合同。

第六章合同谈判与文本管理

第二十五条经济往来，除即时清结的外，均需签订书面合同。虽能即时清结，但当时难以检测产品内在质量和技术性能的交易，也应签订书面合同。

工程建设、安装、维修、运输等合同项目或法律另有规定的，都必须依法签订书面合同。

第二十六条书面合同是指以合同（协议）书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容的形式签订的合同。采用信件、任务书、投产协议及数据电文等形式缔结合同的，相关的信件、任务书、投产协议及数据电文仅可作为合同的有效组成部分，合同承办部门应及时完善签订合同书。

第二十七条一般合同由合同承办人负责合同的谈判和拟稿。重大合同，可由合同承办部门牵头组织财务、审计法律处等相关部门或外部专****小组进行谈判，合同拟稿由合同承办人负责。对于法律关系特别复杂、履行风险大、经济效益控制难度大的合同谈判、起草，应由合同承办部门分管校领导组织相关人员共同进行。

第二十八条合同的谈判与起草原则上应****政府认可的示范标准文本。没有示范标准文本的，应由双方依法谈判协商一致，共同起草合同文本。

第二十九条合同的内容和形式，必须遵守法律法规的相关要求，做到条款完整、用语准确，术语规范、意思表达清楚。

合同文本的主要内容应包括：

（一）当事人基本信息；

（二）标的及其数量、质量；

（三）价款或酬金及结算方式；

（四）履行的期限、地点、方式；

（五）合同变更和解除；

（六）廉洁条款及违约责任；

（七）验收及争议解决方法；

（八）其他约定（知识产权、保密责任、不可抗力等）;

（九）合同签订的时间、地点、签约代表及文本份数；

（十）其他应当明确的主要条款或附件。

合同相对方提出需要使用其他格式合同文本的，合同承办部门应仔细查验合同条款内容，并对该合同条款的合规性、合法性负责。

第三十条合同谈判必须达到各项条件最优。主要包括：合同相对方承诺或接受的质量、数量、规格、型号、价格、结算、期限、费用、交货方法、检验、验收、包装、运输、违约责任、争议解决****学校的合法利益得到最大的保障。

第七章 合同评审

第三十一条合同的评审材料由合同承办部门负责完成，经部门负责人审批同意后，填写合同审批表。提交相关部门进行会签，完成合同签署，应报审计法律处备案后实施。

第三十二条合同评审部门有权要求合同承办部门说明合同签约过程、谈判情况、提交或补充相关评审资料、充分解答合同条款相关疑问等。

（一）重大合同评审前，合同承办部门应当完成合同评审材料，包括拟签订合同的依据、资信状况、合同文本等。

（二）合同评审部门对拟签订合同情况进行询问，合同承办部门门有义务进行说明或澄清。

（三）合同评审部门应当根据部门职责提出评审意见。评审应当重点对合同的合法性、完备性、可行性、经济性、风险可控性等进行审核评价。合同承办部门应当根据合同评审情况形成评审通过或不通过的明确结论，评审参与部门应当对评审结论签署意见。

（四）合同承办部门应严格按照评审结论组织合同谈判与合同签订，不得在评审后变更评审意见和重要条款。确需变更的，应当重新组织合同评审。

（五）审计法律处在对合同进行评审时，有权根据合同性质和内容决定是否出具法律意见书。

第三十三条合同评审通过后，****办公室负责人、财务处负责人、审计法律处负责人、业务分管校领导审核并报校长审批同意；一般合同，按照授权由业务分管校领导审批同意。

第三十四条合同评审完成后，承办部门应迅速组织双方进行签约。但在签订前出现实质性变化的，或者合同约定出现变更、补充等情况的，应重新提交审查。原则上由合同相对方先完成签字盖章以后我方才盖章。合同承办部门对签约合同与审核合同文本的一致性负责。

第八章合同履行

第三十五条合同完成评审和签署，即产生法律约束力。不得在合同项目报经批准之前开始履行。依法生效的合同，合同承办部门和相关部门都必须全面真实地履行义务，维护我方权益，不得擅自变更、解除或终止合同。

第三十六条合同承办部门负责对合同履行情况进行跟踪，完善对供应商评价管理机制，不断健全合同动态履行监控流程，全程跟踪合同履行，掌握合同履行各个环节的情况。

第三十七条合同履行完毕后，合同承办部门应按照合同约定及时组织验收。合同承办部门应编制规范的验收方案和验收流程，验收完毕后如实出具验收报告。

法律法规对验收有特殊要求的，按其规定执行。

第三十八条验收通过后，合同承办部门填报《合同签证意见书》，办理付款、退还保证金等手续。

第三十九条凡涉及资金收付的合同，必须纳入财务部门的统一管理。合理使用资金，确保资金使用的安全性、效益性。财务部门应根据合同条款及合同承办部门提供的相应凭据，办理结算业务。

第四十条

第九章合同变更、补充和解除

第四十一条合同生效以后，因我方原因或出现法定因素，确需对合同相关条款进行变更、补充或解除（含终止）的，合同承办部门应与合同相对方达成一致并拟定书面协议、情况说明，提交分管校领导予以审批，并按合同评审的要求，提交评审。

第四十二条国家法律法规、上级管理制度对合同变更、补充、解除（含终止）有其他要求的，应按其规定执行。

第十章纠纷预防及处理

第四十三条合同虽已订立，但出现显失公平、重大误解、欺诈等严重损害我方利益的情况，相关人员应及时报合同承办部门，同时采取必要措施，防止危害行为的发生或损失的扩大。

第四十四条合同生效后，合同承办部门应当密切关注合同相对方履约诚意和能力的变化。合同相对方一旦出现经营状况严重恶化、抽逃资金、丧失商业信誉、被列入失信被执行人或“黑名单”等对履约构成严重影响或风险的情形的，合同承办部门应于知悉或应当知悉之日起2个工作日内以书面形式报分管校领导，并组织相关部门制定措施。

第四十五条发生合同纠纷，合同承办部门应及时与对方协商，并在知悉或应当知悉纠纷之日起2个工作日内，以书面形式报合同主管部门。合同主管部门依据纠纷事实和相关证据材料，提出解决方案，经学校领导批准后组织实施。

第四十六条合同纠纷的解决处理由合同承办部门具体组织实施。采取诉讼或仲裁程序处理的合同纠纷，按学校和上级相关制度执行。

第十一章合同档案管理

第四十七条合同承办部门对合同文本以及与之有关的文书、图表、传真、记录纪要、报告、信件、数据电文、履行验收记录等，均应妥善保管。在合同履行完毕后15个工作日内，合同承办部门应将合同文本原件及相关资料按档案管理规定归档。

第四十八条任何人不得随意外借归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第四十九条合同承办部门负责建立合同台账，合同承办部门应当对合同台账和报表内容的真实性负责。

第五十条合同台账是合同管理的基础账册，内容包括：合同编号、合同名称、对方当事人、我方承办人、标的、金额、履行期限（或发生日期）等。

（一）合同承办部门按合同类型分类编制合同台账。对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪。

（二）合同台账中合同字号、合同名称、对方当事人、我方承办人、标的金额（如不能确定金额，填写标的数量或金额计算方式）、履行期限（或生效日期）为必填项。

（三）合同承办部门应在每年6月15日和11月15日向审计法律处报送合同台账。

第十二章罚则

第五十一条在合同管理中严禁出现以下行为：

（一）分拆合同规避合同订立程序。

（二）签订无实质交易关系的合同。

（三）签订不反映真实交易关系的合同。

****学校利益的合同。

（五）违反国家法律法规规定签订合同。

第五十二条违反本规定，有下列情形之一的，根据情节轻重，给予纪律处分或经济处罚直至解除劳动合同，违反法律的，追究其法律责任。

（一）没有进行资信调查或资信调查失实，导致我方损失的；

（二）不按规定进行合同评审或不按合同评审意见修改合同，导致发生合同纠纷；

（三）代理人与自己或违法与关系人签订合同，损害学校利益的；

（四）合同承办人违反本规定，发现问题不及时报告处理而造成损失的；

（五）毁损、丢失或隐瞒合同文本或相关证据的；

（六）擅自以部门、二级学院名义对外签订合同，规避合同管理审批程序的；

（七）合同承办人因故意或重大过失造成我方损失的。

第五十三条违反本规定，给学校造成经济损失，按照有关规定处理。涉嫌犯罪的，****机关处理。

第十三章 附 则

第五十四条本规定解释权归审计法律处。

第五十五条本规定颁布之日起生效。原《合同管理规定》（院审【2023】64号）同时废止。在执行过程中，本合同管理规定或国家、上级主管部门规章制度不符的，以上位制度为准。

附件1

合同授权委托书申请表

院权（ ）字[ ]号

附件2

****授权委托书

院权（）字[ ] 号

委托单位：****

住 所：**市**区红石路255号

法定代表人：

组织机构代码：

受委托人：

姓名： 性 别： 年 龄：

职 务：

身份证号码：

兹授权 在授权范围内办理 ，相关文件及合同规定的权利由我单位享有，义务由我单位承担。

授权期限：自 年月 日止。

委托单位：

日期：

备注：如授权期限届满前受委托人岗位、职务发生变化或任期届满，或与委托单位终止、解除劳动关系，该授权委托书自动失效。

附件3

填报人： 部门负责人：

附件5

合同监督签证意见书

合同承办部门： 合同编号：

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