1、对档案进行归类整理，确保档案保管有效、有序和方便查找。

2、对档案进行日常管理，确保档案安全、完整。

3、对档案进行定期清理和销毁，对失效或无用的档案进行清理，对保管期满的档案进行整理销毁。

4、将核心档案和重要档案数字化，提高检索效率和保护档案的安全性。

5、设计合理的档案存储系统，确保档案的易查找性和销毁后重新整理排列。

6、定期培训档案管理上岗人员，不断提高员工档案管理的意识和能力，确保项目的正常运行。

满足国家及行业相关标准以及采购文件的相关要求。

1、业务档案统一存放。住房公积金业务档案经业务部门归档成册后，9个业务****管理部及湘江新区点、****管理部、****管理部****中心）应及时向档案管理服务方移送归档资料，**市和**市暂时自行保管（后续需要统一保管再行协商），具体归档时间可根据业务工作特点确定，原则上应随时办理随时归整；归档时交接档案管理人员应根据归档目录清点核对，并履行交接手续。

2、业务档案整理上架。按业务的类型逐笔进行，应采取按照件数或卷宗的方式，分部门按年份逐月进行整理上架工作，需要数字化工作的，应进行相应处理。

3、业务档案的保管与保护。应根据类别和载体分类保管，制定保管的应急预案，准备应急物品，并定期组织应急演练，保证业务档案和储存介质实体的安全、完整和可用性，避免和减少因自然灾害、突发事故所造成的损失。

4、业务档案的清理与销毁。住房公积金业务档案已达到保管期限的，应定期进行清查和处置。档案管****管理部门或业务部门要求，编制拟销毁清册，列明拟销毁档案档号、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等，并严格按档案销毁程序进行清理。

（1）实施时间：采购方指定时间。
（2）实施地点：采购方指定的地点。

1、档案综合管理服务

1.1岗位设置

（1）项目经理1人；

（2****档案室配备2人，1人负责权证管理、查询、档案注销和退回，1人负责期转现的权证领取，需做好保密工作；

（3****档案馆配备2人，1人负责档案的整理、清点和上架工作，1人负责查询、登记和销毁清查工作；

（4****档案馆****档案馆）配备2人，1人负责档案的整理、清点和上架工作，1人负责查询、登记和销毁清查工作；

（5）档案维护人员2人。负责9个业务部门网点向档案管理服务方移送归档资料、分类清点档案、档案安全保管及维护、档案运输安保工作。

1.2岗位要求

学历要求：无。

执业资格要求：档案服务工作人员需具备档案从业经验或持档案相关证书上岗。

1.3服务时间

工作日8小时，8小时以外按需服务。

1.4项目经理的服务内容及要求

1.4.1负责组织和指导项目档案整理工作的进行，监督和检查项目档案整理工作的质量和进度。

1.4.2负责调度和协调档案工作中出现的突发事件。

1.4.3定期对用户进行电话回访，了解档案系统运行情况、及时了解客户需求。

1.5档案管理员服务内容及要求

1.5.1按照规定的归档范围，及时收集各种档案材料，确保档案的完整性。

1.5.2对各部门的移交档案进行检查，保证档案质量符合要求。

1.5.3对收集到的档案进行分类、编号、装订、立卷整理工作，使其有序存放。

1.5.4建立档案目录和检索工作，方便档案的查询和利用。

1.5.5定期编制档案统计报表，向领导汇报档案工作情况。

1.5.6定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程****中心进行销毁。

1.6档案维护人员服务内容及要求

1.6.1按照要求对9个业务部门网点及时向档案管理服务方移送归档资料。

1.6.2清点、整理及上架归档资料，做好档案交接工作。

1.6.3做好档案安全保管及档案维护、档案运输安保工作。

1.6.4做好档案移送过程中应急处理工作。

1.6.5对业务部门网点已达到保管期限得档案移送至规定地点并及时进行销毁处置。

2、档案管理服务范围

****档案室、**档案馆、****档案馆）内及9个业务部门网点间向档案管理服务方移送的所有公积金业务档案管理工作。

履约验收标准：

1)档案管理服务方应当严格按照履约验收的约定，提供详细的验收清单，积极配合采购单位，提供与验收相关的服务、数量、质量、安全等资料，根据实际需要做好技术说明。对履约情况争议问题，有义务提供相应证据证明材料。

2)采购人验收人员应按照考核办法和考核表对服务方进行季度和年度考核验收，出具考核验收报告。

3)采购人对每次下达的****档案管理服务项目进行跟踪监督，项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。

4）验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为档案管理服务方原因造成的，由档案管理服务方承担检测费用；否则，由采购人承担。

5)与履约验收挂钩的违约责任与资金支付条件：档案管理服务方必须根据采购人服务内容及要求并承担相应责任。连续三个季度考核得分低于80分，采购人有权解除合同，采购人除不支付任何费用外，还有权要求档案管理服务方承担已产生总额30%的违约金。

6)争议处理：档案管理服务方对验收结果不认可的，提交书面申请，就争议的事项与采购人协商一致达成和解协议，从而解决争议。

7)验收费用支付：由档案管理服务方承担项目验收过程中的所有费用。

8）按**市《****政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购〔2024〕5号）相关规定进行验收。

一、其他约定事项

1.对档案管理服务方的违纪处罚：因档案管理服务方责任造成财产损失、丢失，负责全额赔偿。

2.对档案管理服务方安全防火的要求：严格管理工作人员，确保全年无一例安全防火事件，因档案管理服务方管理不善，或工作人员失误造成的损失全部由档案管理服务方承担。

3.对档案管理服务方工作人员流动及必要的失业保险、医疗保险、保险和人员意外伤害、死亡保险办理及费用的要求：档案管理服务方必须按规定全员购买五险，其费用由档案管理服务方自行承担。

4.对档案管理服务方档案整理与维护人员素质的要求：相貌端正，身体健康，无违法违纪记录。

5.对档案管理服务方员工着装无统一要求，不可奇装异服，档案服务工作人员需具备档案从业经验或持档案相关证书上岗。

6.档案管理服务方无对外收费权。

7.对档案管理服务方的其他要求：应制定严格的保密措施，所有员工需签署保密协议，防止泄密事故发生；所有涉及业务档案的工作必须有台账记录。

8.档案管理用房的提供情况：****档案馆的档案管理用房壹间。

9.档案管理饮食安排情况：餐饮自理。

10、采购人对档案管理服务方可随时根据工作需要进行岗位调配。

11、档案管理服务方应在服务人员基本信息等方面建立全面详细的人员档案制度，并将人员档案提供给采购人进行备案。凡是涉及人员的录用与退出，档案管理服务方必须及时告知采购人，并更新相关人员档案信息。

12、档案管理服务方为独立服务商，其实施服务的人员与采购人不存在任何劳务关系或劳动关系或劳务派遣关系，应向采购人提供符合招标文件要求的人员。

13、档案管理服务方应对服务人员进行岗前专业业务培训以及职业道德、相关劳动政策及法律法规、安全服务的培训，使其能够顺利上岗。

14、档案管理服务方必须具备丰富的档案管理服务工作经验，应确保及时、准确地对档案进行日常管理并进行定期清理和销毁，将核心档案和重要档案数字化，设计合理的档案存储系统，定期培训档案管理人员，若因此影响采购人的正常经营秩序或导致采购人承担了相关责任，则采购人有权要求档案管理服务方予以赔偿。

15、档案管****服务部分或全部转移至第三方承接。

16、档案管理服务方须加强安全管理、强化安全责任，若在服务过程中，造成采购人、档案管理服务方及第三方人身、财产损害的，由档案管理服务方承担全部责任。

二 、服务期限

三年，考核合格后合同一年一签。

三、付款方式

1、付款人及付款方式

（一）付款人：****

（二）付款方式：

1、付款时间：合同签订后第二季度初根据考核结果支付上季度费用，之后季度的费用付款时间以此类推。合同期最后一个月对投标人进行当季度和年度考核，根据考核结果支付当季度费用并确认是否续签下一年度合同。

2、本项目采用费用包干方式，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的人工、管理、财务等所有费用，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由投标人免费提供，采购人不再支付任何费用。

服务费用支付与服务考核结果挂钩，具体服务费用以季度考核结果为准，按季度支付。（注：季度考核得分大于等于95分，全额支付考核季度的服务费用；季度考核得分大于等于80分且低于95分，考核季度的服务费用按照95%支付，季度考核分小于80分，考核季度的服务费按考核得分的百分比支付；**季度考核得分为78分，支付考核季度的服务费用78%。）采购方凭投标人考核季度考核结果及对应金额的正规发票，在10个工作日内支付上季度应付服务费。付款时如遇支付政策调整，投标人无条件服从采购人安排。具体考核办法由采购人另行制定。